Почему же, придя в офис, многие из них садятся за допотопный десктоп, на котором установлены хорошие, качественные, но уже давно устаревшие программы? Как сделать так, чтобы взаимодействие с офисным ИТ было таким же интуитивным, как использование гаджетов в обычной жизни? Есть ли возможность оснастить офис современным оборудованием в условиях жесткой экономии? Давайте разберемся.
Возьмем ИТ в аренду
Начнем с банального примера. На заре электричества нужно было иметь свой электрогенератор, чтобы осветить дом или завод. Его нужно было купить, установить, обслуживать и поддерживать. Сегодня все мы получаем электричество из розетки, не задумываясь о том, как оно производится, и платим только за то, что используем. Хотели бы вы получать необходимые ИТ-инструменты по аналогии с электричеством? Да? Так могу вас обрадовать. Именно в эту сторону развиваются современные технологии. И в будущем, не таком уж необозримом, мы сможем получать ИТ из розетки.
Сейчас это пока невозможно в полной мере, но уже сегодня, чтобы, например, оснастить компанию по последнему слову техники, понадобятся только устройства – ноутбуки, планшеты или трансформеры. При этом совсем не обязательно закупать ПО и серверное оборудование, принимать на работу ИТ-специалистов, чтобы устанавливать на него те или иные решения и поддерживать их. Уже сегодня можно заказать ИТ-сервис, который предоставит необходимые возможности без установки какого-либо дополнительного оборудования в офисе.
Существуют различные ИТ-сервисы. Например, хорошо знакомые офисные программы, бухгалтерские системы, управление складом и логистикой и много другое можно "арендовать". Если раньше, чтобы воспользоваться бизнес-приложениями, нужно было купить лицензии, установить их, настроить и поддерживать, то теперь можно использовать программы как услугу и оплачивать по мере потребностей.
Если у компании не хватает ИТ-мощностей, то и их можно арендовать. Это дает огромные возможности для эксперимента. Во-первых, вы можете пробовать, какой программный продукт подходит для вашей компании наилучшим образом. Если количество сотрудников в компании уменьшилось, то и расходы на ИТ снизятся. Тогда как раньше, оплатив определенное количество лицензий, вы уже не сможете от них отказаться, даже если они вам не нужны. Более того, использование ИТ-услуг позволит вам экономить время, ведь получить их можно гораздо быстрее, чем настроить собственную ИТ-систему.
Наконец, компания получает сервис с гарантией от крупной ИТ-компании, российской или международной, и не будет зависеть от профессионализма или непрофессионализма приятеля или соседа (ведь именно они зачастую настраивают ИТ-системы в компаниях малого, а иногда даже и среднего бизнеса). "Для небольших компаний содержание собственных серверов – удовольствие дорогое. Настройка, надлежащий уход, регулярное обслуживание постоянно требуют дополнительных затрат. Таким компаниям гораздо выгоднее прибегнуть к аренде серверных мощностей, где предусматривается администрирование и дополнительное сопровождение специалистами, – Феликс Мучник, генеральный директор компании "Софткей". – Более крупным компаниям имеет смысл обратиться к аренде, когда речь идет о пилотных проектах. Ведь тестирование и эксперимент не всегда влекут за собой внедрение".
"Когда сервер обслуживается силами компании, то она несет все затраты: покупает аппаратные решения, лицензии на ПО, оплачивает услуги ИТ-персонала по его настройке, обслуживанию, обновлению и т.д. При резком возрастании нагрузки быстро увеличить мощность почти невозможно. Если ИТ-специалист на больничном, в отпуске или же уволился, то нужно искать на замену квалифицированного инженера или обучать нового сотрудника, что повлечет за собой простой в работе сервера, – поясняет Павел Николаев, продакт-менеджер департамента облачных технологий управления сервисов компании Softline. – Но если сервер арендован, то организации необходимо оплачивать только ежемесячную аренду, в которую входят виртуальные ресурсы, лицензии (всегда последняя версия ПО), техническая поддержка 24 часа в сутки 7 дней в неделю, безопасность конфиденциальной информации и защита от физического изъятия данных. Других затрат нет, при этом сервер гарантированно доступен до 99,99% времени. Компании нужно только обеспечить качественный интернет-канал – остальное предоставит провайдер".
Что делать, если у компании уже есть ИТ-система? Безусловно, переиспользовать ее. Необходимо оценить, какие дополнительные возможности хочется получить, и взять в аренду именно те услуги, которые необходимы. Но тут может подстерегать опасность. "Гибридные решения (сочетание собственных и арендованных ИТ – прим. CNews) в основном актуальны для высокопрофессиональных ИТ-специалистов, для непрофильных ИТ-компаний такое решение может обойтись слишком дорого, – считает Феликс Мучник. – В принципе гибрид полезен при необходимости быстрого масштабирования и большом количестве пользователей".
Гибрид полезен для равномерного распределения нагрузки между системами. Кроме того, некоторым компаниям необходимо размещать данные в стране расположения филиала, по требованиям законодательства, отмечает Павел Николаев. "Для небольших компаний, например использующих Office 365, возможен вариант, когда часть сотрудников работает на локальном почтовом сервере, а часть – параллельно тестирует онлайн-почту. При этом все "сидят" в одном домене", – приводит он пример.
Экономим на гаджетах
Если ПО и ИТ-мощности можно получить как сервис, то конечные устройства – ноутбуки, планшеты или трансформеры – придется все-таки закупать... Или предложить своим сотрудникам принести их любимые привычные домашние устройства и использовать их в работе (модная и набирающая приверженцев концепция BYOD – принеси собственное устройство).
Конечно, не у всех есть гаджеты, да и не все согласятся их использовать, но часть сотрудников сделает это с радостью, и компания сможет сэкономить. ИТ-специалист, скорее всего, будет очень против такого решения. И во многом он будет прав: действительно, интеграция различных устройств в офисную сеть – дело непростое, потребует времени и компетенции. Кроме того, не все устройства обладают необходимым уровнем защиты, чтобы обеспечить достойный уровень безопасность. Первое, что приходит на ум – сформировать список требований к устройствам, которые можно использовать в офисе. Однако есть и другой вариант: сегодня можно получить в аренду ряд услуг, которые позволят решить эти проблемы.
Павел Николаев перечисляет основные меры безопасности, о которых необходимо подумать: обеспечить надежные пароли на всех устройствах; антивирусную защиту; предотвратить потерю данных; обеспечить удаление конфиденциальных данных при потере или краже устройства; наладить контроль всех приложений. Звучит устрашающе. Однако "большинство ИТ-сервисов готово к концепции BYOD и позволяет управлять конфиденциальными данными на устройствах дистанционно. Например, в случае потери или кражи полностью удаляется информация с устройства", – говорит эксперт.
Конечно, тех или иных расходов на оснащение офиса новейшими технологиями не избежать. Безусловно, первое, что хочется сделать, – оставить все как есть. Ведь работает же. Но если бы наши предки думали так же, возможно, все мы до сих пор жили при свечах. Романтично, конечно, но не очень удобно...