Как быстро перейти от бюрократических бизнес-процессов к гибкому управлению

Одно из направлений деятельности Российско-Германской внешнеторговой палаты — оказание коммерческих услуг фирмам-членам под брендом DEinternational (Общество с ограниченной ответственностью «Центр информации немецкой экономики, сокращенно — ООО «Инфоцентр»). ООО «Инфоцентр» отличает большое портфолио услуг (включая совместные услуги ВТП двух или нескольких стран), осуществляемых максимально прозрачно в кротчайшие сроки без волокиты и организационных сложностей. Такой подход важен не только для крупных компаний, но и для небольших предприятий, которые работают на нескольких зарубежных рынках одновременно и рассчитывают на сопоставимый уровень сервиса в сфере международного экономического сотрудничества. Несмотря на большой спрос на услуги «Инфоцентра», в какой-то момент стало очевидно, что деятельность организации нуждается в переменах с учетом технологических и рыночных изменений.

«Я присоединился к команде Российско-Германской ВТП около четырех лет назад, — говорит Ханнес Фарлок, генеральный директор ООО «Инфоцентра». — Как для человека, долгое время проработавшего в ИТ-бизнесе, для меня необходимость технологических изменений в ВТП была очевидной. Перемен ожидало и руководство, заинтересованное в повышении эффективности предлагаемых услуг». По словам Ханнеса Фарлока, исторически сложившиеся управленческие практики уже тогда выглядели старомодными. Во всем мире начинался активный процесс перехода к более современным моделям организационного развития, позволяющим избежать бюрократии в бизнес-процессах, сделать их более управляемыми и гибкими.

«С первых дней работы в ВТП мне стало ясно, что управленческая и технологическая инфраструктура нуждается в системной перестройке, — вспоминает Ханнес Фарлок. — Основная коммуникация внутри компании и с клиентами осуществлялась в форме телефонных звонков и почтовой переписки. Практически отсутствовали единые базы данных, а в качестве основных ИТ-решений, если их можно было так назвать, выступали электронная почта и простейшая CRM-система. Поэтому одним из моих первых шагов стала подготовка презентационного цифрового образа Российско-Германской внешнеторговой палаты».

Так появился первый документ, описывающий рабочие процессы организации в виде четко сформулированных утверждений: «Мы не работаем с предположениями», «Мы отвечаем на все вопросы в течение дня», «Мы работаем в облаке с единой версией любого файла», «Мы работаем структурированно», «Мы сокращаем до минимума незапланированные совещания» и т.д.

План организационных и технологический преобразований Ханнес Фарлок представил правлению ВТП летом 2016 г. На тот момент план выглядел чрезвычайно смелым и непривычным. Однако для самого Ханнеса этот проект стал своего рода личным вызовом: «Я сразу сказал себе — я смогу это внедрить, другого пути нет!». Первым смелые идеи Фарлока поддержал председатель правления ВТП Маттиас Шепп. Он как никто другой понимал, что ВТП не сможет оставаться эффективной и выйти на новый уровень, если не будет двигаться по пути модернизации и цифровизации.

Основой для пилотного проекта разработанной Ханнесом Фарлоком стратегии перехода к прогрессивному менеджменту стала комбинация элементов Agile (SCRUM, «канбан») и бережливого управления. Был установлен и амбициозный KPI: уже к 2017 г. команда под руководством Ханнеса Фарлока должна была продемонстрировать рост эффективности на 40%.

Внедрение гибких методик управления командой с нацеленностью на максимальный результат требовало применения соответствующего технологического решения. Так Российско-Германская внешнеторговая палата стала одним из первых крупных пользователей Microsoft Teams — корпоративной платформы, объединяющей в одном рабочем пространстве чат, встречи, хранение документов, планировщик задач и их обсуждение.

«Выбор Microsoft Teams как основы для новых форматов командной работы был не случайным, — поясняет Ханнес Фарлок. — Тогда этот продукт только появился на рынке и еще был на первых этапах своего развития. Но уже тогда было ясно, что это уникальная программа, которая давала нам именно то, что было нужно: возможности для объединения всей организации в единой коммуникационной среде, поддержку командной работы над коммерческими и некоммерческими проектами, а также потенциал взаимодействия с многочисленными членами ВТП, клиентами и партнерами».

После успешной реализации пилотного проекта и достижения запланированного показателя эффективности Шепп решительно поддержал внедрение Agile-процессов на базе Microsoft в работу всей команды ВТП. Вскоре Российско-Германская внешнеторговая палата перешла на новые методы проектного менеджмента на платформе Microsoft Teams и стала победителем конкурса среди всех ВТП, продемонстрировав наибольшие достижения в области цифровой трансформации бизнес-процессов. А летом 2019 г. ВТП прошла «точку перелома»: Microsoft Teams стал привычным инструментом для сотрудников и руководителей всех отделов. Кроме того, на базе Microsoft SharePoint и Dynamics 365 ВТП разработала и другие ИТ-решения, как интранет для сотрудников и сервисный портал для клиентов; стартовал проект по внедрению средств бизнес-аналитики, основанный на применении возможностей Microsoft Power BI.

«Все мы увидели, насколько возросли скорость принятия решений и качество работы, а также эффективность каждого сотрудника в отдельности и продуктивность офиса в целом, — говорит Марина Гоголидзе, менеджер по аналитике CRM-систем и лидогенерации Российско-Германской ВТП. — Мы фиксируем измеримый прирост практически всех показателей эффективности бизнеса. Результативность коммерческого подразделения выросла на 40%, а прозрачность работы внутри команд, которую мы оцениваем по собственной методике, увеличилась на 87%. Сегодня мы организуем более 300 мероприятий в год — на 50 больше, чем в прошлом году. И этого прироста удалось добиться без увеличения численности сотрудников ВТП».

Новая цифровая культура помогла на системном уровне изменить деятельность ВТП, полностью перестроить бизнес-процессы и повысить эффективность деятельности организации.

«На технологической платформе Microsoft мы построили полноценные Agile-процессы, научились управлять проектами и результатами, — подводит итог Ханнес Фарлок. — Повысилась мотивация сотрудников: люди меньше устают, но успевают сделать намного больше. Каждый сервис, предоставляемый ВТП, рассматривается сегодня как комплексный продукт, который можно оперативно подстраивать под меняющиеся требования. Управленческий хаос, бороться с которым можно было исключительно бюрократическими методами, уступил место командной работе и синергии».

Современный офис в «Фили Граде» и Agile-процессы на платформе Microsoft Маттиас Шепп считает гарантией: «Российско-Германская ВТП сможет идти в ногу со временем и в XXI веке».

Дает возможность использовать все преимущества наиболее известных программных продуктов и сервисов Microsoft (Microsoft 365, Microsoft Azure, Microsoft Dynamics 365) с ежемесячной или годовой оплатой в зависимости от фактического количества пользователей программных продуктов или фактически использованных ресурсов.

Дает возможность приобрести локальные версии продуктов и облачных служб Microsoft в рамках срочных трехлетних соглашений с ежегодными платежами или разовым платежом за выкуп неисключительных прав использования.