Система электронного документооборота способна это исправить. Целесообразность ее введения обусловлена целым рядом факторов:
Сокращение финансовых затрат путем сокращения печати документов.Очевидно, что данная система на фоне традиционного документооборота выглядит гораздо более полезной и технологичной. Однако процесс ее внедрения может стать довольно проблематичным для работодателя. Причинами трудностей могут послужить следующие факторы:
Отсутствие организованного процесса внедрения СЭД.Также следует учитывать то, насколько персонал компании готов принять данное нововведение и активно использовать его для исполнения своих должностных обязанностей.
Перечисленные выше проблемы – это те, что нужно решить на этапе планирования непосредственно до внедрения СЭД. Крайне важно заранее определить последовательность действий и далее организовать процесс согласно ей, чтобы обеспечить слаженную и эффективную работу системы.
Этапы внедрения СЭД:
Определить цели и задачи электронного документооборота. Целью в любом случае будет являться автоматизация работы с документами в компании. Задачи же могут варьироваться в зависимости от существующих на предприятии проблем с документооборотом. Провести обследование текущего документооборота. На данном этапе необходимо изучить документацию на предприятии, а также все процессы, связанные с ее обработкой. Далее собранные данные необходимо проанализировать и определить основные требования, по которым будет строиться новая СЭД. Результат этого этапа – описание документопотоков «как есть». Разработка непосредственно проекта автоматизации. Недостаточно просто предоставить сотрудникам возможность работы с электронными документами. Необходимо заранее предусмотреть пути движения документов, а также порядок их согласования/исполнения. Главный результат этого этапа – согласованные документопотоки в том виде, в котором они будут проходить с учетом их автоматизации. Внедрение СЭД. Наиболее эффективный подход – это постепенное внедрение. Оно может осуществляться как по подразделениям, так и по процессам. Также на этом этапе рекомендуется ввести электронную подпись, которая позволит подписывать документы без бумаги.На данном этапе крайне важно работать с персоналом, который будет пользоваться нововведениями, ведь система может быть идеальной, закрывать все процессы, но при этом ей не будут пользоваться. Причин может быть несколько, но большинство можно решить, выполнив следующие шаги:
работайте с обратной связью, проводите мониторинг использования системы: это позволит выявить слабые места процесса внедрения и скорректировать их. Создание электронного архива для хранения документации предприятия. Оцифровка бумажной документации или конвертация данных из старых систем позволит уже на старте вовлечь пользователей для поиска необходимой им информации, принести некоторую ценность сразу же, а не после отладки всех процессов. Интеграция СЭД с другими системами на предприятии для наиболее эффективной работы. Встроить СЭД в существующий цифровой ландшафт предприятия – один из важных шагов для минимизации ручного труда сотрудников.Данный план ориентирован на то, чтобы создать все необходимые условия для внедрения СЭД, а затем постепенно и поэтапно осуществить этот процесс, обеспечив грамотную интеграцию с другими системами на предприятии.
Однако следование плану не способно обеспечить максимум эффекта от системы электронного документоборота. Нельзя забывать о том, что внедрению электронного документооборота могут помешать также какие-либо внешние факторы, не предусмотренные в данном плане (смена законодательства в части документооборота, реорганизация компании, сокращение финансирования и т.д.), в этом случае, как правило, изменяются сроки внедрения, грамотный руководитель проекта учитывает подобные риски.
Поэтому рекомендуем вам ответственно отнестись ко всему процессу внедрения СЭД, и тщательно контролировать каждый его этап. Благодаря этому, вы сможете создать эффективную и слаженную систему электронного документооборота на вашем предприятии!
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание. RU,
Партнерства разработчика АО "Кодекс" и распространителей информационных и программных продуктов "Кодекс/Техэксперт".