Как сделать удаленную работу эффективной, и какие факторы этому мешают?
Удаленная работа как явление появилась давно, так же, как и технологии, ее обеспечивавшие. Однако до пандемии коронавируса возможность работать из дома постоянно или несколько дней в неделю была скорее привилегией. А пандемия сделала «удаленку» массовым явлением. В США, по данным Global Workplace Analytics, до эпидемии удаленно работали 4,1% сотрудников, на пике пандемии - 69%. В России, по оценке Минтруда, количество «удаленщиков» выросло с 30 тыс. в 2019 г. до 3,7 млн в ноябре 2020 г.
Работа из дома так понравилась сотрудникам (многие готовы уволиться, если им не дадут возможность работать из дома хотя бы несколько дней в неделю), что, очевидно, она останется вариантом нормы даже после того, как коронавирус будет побежден. Самим компаниям хорошо налаженная «удаленка» позволяет экономить на офисе и коммунальных расходах, нанимать сотрудников не по «прописке», а по талантам.
«Удаленка уже стала нормой и никуда не исчезнет, - уверен Константин Рензяев, генеральный директор CorpSoft24. - Теперь будут развиваться инструменты, позволяющие повышать эффективность работы в удаленном формате, использующие, например, элементы дополненной реальности».
«Я бы не связывал эту тенденцию только лишь с последствиями карантинных ограничений, - полагает Сергей Хомяков, генеральный директор компании Poly в России и СНГ. - На самом деле концепция удаленной работы созрела давно, а пандемия лишь дала толчок, который подтолкнул компании к тому, чтобы использовать современные инструменты общения».
Поскольку большинство компаний оказались не готовы к внезапному тотальному переходу на удаленную работу, то у них возникли серьезные проблемы, причем самого разного свойства - у кого-то «возник» лишний штат из-за падения спроса, другим, наоборот, не хватало специалистов для важных участков работы.
Каких изменений ожидает ваша компания в ближайший месяц?
Пандемия коронавируса застала бизнес врасплох, оказались не вполне готовы и ИТ-подразделения. PwC выяснила, с какими проблемами столкнулись компании при переходе на удаленку. Многие из них оказались так или иначе связаны с информационными технологиями
Многие упомянутые проблемы (снижение производительности, увеличение спроса на поддержку, нехватка сотрудников) связаны с отсутствием у части компаний решений по организации удаленного доступа к корпоративным системам и данным.
Такие решения должны удовлетворять трем основным требованиям: удобство для сотрудника, удобство и простота администрирования, обеспечение безопасности ИТ-систем организации и ее данных.
Для организации удаленной работы с корпоративными ИТ-системами обычно применяют один из трех способов.
Во-первых, можно организовать доступ к ИТ-системам и данным компании через VPN. Каждому сотруднику выдается рабочее устройство. ИТ-администраторы устанавливают на нем операционную систему, программное обеспечение для работы, определяют политики безопасности, резервное копирование и т. д. Основная работа выполняется на локальном ПК, там же хранятся основные данные и файлы.
Как вариант - устанавливается необходимое ПО на домашнем компьютере сотрудника. Однако этот вариант хуже с точки зрения обеспечения безопасности, лучше, чтобы рабочее и «домашнее» устройство были различны.
Это простой и удобный для сотрудника способ, однако при этом корпоративные данные на системе пользователя не защищены от сбоя ПК, кражи или передачи третьим лицам. Вредоносное ПО может проникнуть с компьютера пользователя в корпоративную сеть.
Второй вариант - рабочее пространство обустраивается на удаленном сервере и организуется доступ к нему с помощью терминального сервера (Remote Desktop Server, RDS). Сотрудник использует свой ПК только для соединения с удаленным сервером, на котором и ведется работа с приложениями, данными и документами.
В третьем варианте используется инфраструктура виртуальных рабочих столов, (VDI, ). Каждому пользователю (или группе пользователей) предоставляется отдельная виртуальная машина на сервере с собственной ОС, приложениями и выделенными аппаратными ресурсами. Так как локальная система нужна только для соединения с сервером, это может быть тонкий клиент. Сотрудники также могут использовать личные ноутбуки или ПК.
Создание такой инфраструктуры дороже, чем организация VPN, но зато она позволяет быстро развертывать новые рабочие места. Кроме того, поскольку корпоративные данные хранятся только внутри охраняемого периметра компании, то они в большей степени защищены от проблем «на стороне клиента», от неполадок с оборудованием до поползновений злоумышленников. А мощность корпоративного ЦОД обеспечивают быстрое выполнение операций.
Если сотрудники, работающие в офисе, уже используют виртуальные машины, то перенос их в домашнюю среду, из которой они могут работать по выделенному и зашифрованному соединению, является жизнеспособным вариантом. Не удивительно, что при переходе в режим удаленной работы меньше всего сложностей возникло у компаний, использующих инфраструктуры виртуальных рабочих столов и тонкие клиенты.
Что препятствует удаленной работе?
По результатам опроса PwC, 41% опрошенных американцев, заявили, что у них нет необходимого оборудования для эффективной работы из дома, а у 31% домашний интернет-сервис недостаточно надежен для того, чтобы работать качественно. Многие говорят о психологическом стрессе. В 2020 г. его упоминали 37% сотрудников, в 2021-м - 60%. «Проблемы по организации удаленной работы были решены еще 2020 году, - комментирует «психологические» аспекты удаленки Константин Рензяев. - Но в следующие два года возникли новые проблемы - как бороться с падением эффективности работы сотрудников, выгоранием, сохранением лояльности и вовлеченности в работу. От того, насколько качественно компании справляются с этими вызовами зависит эффективность их работы».
Кроме того, 83% компаний не имеют процессов и систем для контроля удаленных сотрудников, и поэтому не могут оперативно принимать решения о выделении ресурсов, балансировке рабочей нагрузки и других мерах поддержки работы сотрудников.
В 2021 г. пользователи чаще, чем в 2020-м, называют две причины своей неспособности эффективно работать из дома: «У меня нет доступа к важным данным» (32% респондентов) и «Мне не разрешено использовать собственный принтер для печати документов» (24%). Напротив, меньше респондентов, чем в прошлом году, указали на плохое соединение VPN (22%) и ограничения средств видеоконференцсвязи (18%) как основные помехи в эффективной работе.
За год важность технических проблем немного снизилась, на первый план выходят организационные.
Для того, чтобы повысить эффективность надомной работы, как полагают эксперты, компаниям необходимо больше внимания уделять обеспечению безопасности удаленной работы, а также обучению сотрудников работе с соответствующим инструментарием. Судя по всему «зима будет долгой», поэтому от эффективности всех аспектов удаленного рабочего процесса, как технических, так и организационных, будет зависеть очень многое.