«По-настоящему эффективное ИТ-решение должно помочь каждому сотруднику и каждому офису почувствовать собственную значимость для компании, осознать важность своей работы и работы своих коллег в других регионах. Поэтому мы рассматриваем коммуникационную платформу не только как инструмент ежедневной работы, но и как инструмент, позволяющий решить серьезную стратегическую задачу, связанную с формированием и функционированием команды как единое целое», - подчеркивает ИТ-директор hh.ru Геннадий Береговский.
Какие проблемы стояли перед компанией
Первоначально каждый департамент компании самостоятельно выбирал ИТ-решение, обеспечивающее взаимодействие внутри команд. Такой подход удовлетворял потребности в деловом общении внутри департамента, но не мог привести к формированию единого коллаборационного пространства. Внутренний корпоративный портал также не позволил решить проблему разобщенности отдельных подразделений.
Существовала и еще одна проблема. Компании требовалось не только решение, позволяющее сотрудникам общаться между собой. Она нуждалась в инструменте, который смог бы объединить всех работников в одну команду, организовать постоянное взяимодействие и совместную работу с информацией. При этом базовое программное обеспечение, поддерживающее такие возможности, должно было стать одним из важнейших элементов цифровизации рабочих мест, обеспечивающих как индивидуальную, так и групповую продуктивность.
hh.ru - компания с высокоразвитой технологической культурой, формирование которой началось еще в начале нулевых. Здесь принято постоянно держать руку на пульсе последних технологических разработок на рынке и искать передовые и перспективные решения, отвечающие задачам сегодня и завтра. Не случайно при выборе нового инструмента для обеспечения корпоративных коммуникаций рассматривалось сразу несколько разработок.
Какое решение было найдено
Выбор в пользу Microsoft Teams был сделан благодаря функциональности этого продукта, его способности не только обеспечить коммуникации как таковые, но и организовать единое рабочее пространство для сотрудников всех департаментов и региональных офисов. Важную роль сыграла и преемственность - ранее в hh.ru активно использовали Skype for Business. Дополнительным катализатором процесса принятия решения стала исключительная ситуация, сложившаяся в стране в марте 2020 г.
Необходимость перевести всех сотрудников компании весной 2020 г. на работу в удаленном режиме поставила перед руководством компании сложную задачу: не только в считанные дни развернуть для всех пользователей новое решение, но и обеспечить его использование в качестве единого инструмента коммуникаций в компании. Простота Teams и развитая цифровая культура hh.ru принесли результат: удаленную работу нескольких сотен сотрудников в 20 городах присутствия удалось организовать буквально в считаные дни.
Проект по развертыванию Microsoft Teams стартовал 13 марта 2020 г. В этот день доступ к новому решению получили 45 сотрудников из HR- и ИТ-департаментов. Уже через три дня его использовали 217 человек, а в первые дни апреля на общение в Microsoft Teams перешло абсолютное большинство - 620 человек (всего к корпоративной инфраструктуре hh.ru подключено 750 пользователей). При этом многие из них активно устанавливают и мобильное приложение, которое уже работает более чем на 300 смартфонах и планшетах сотрудников компании.
Что получил бизнес
Новое коммуникационное решение позволило компании сплотить команду и сделать работу из дома такой же интересной и плодотворной, как и в офисе.
«Технически к внедрению мы были готовы, - говорит Геннадий Береговский. - Специалисты во всех наших офисах давно используют видеоконференции, хорошо знакомы с основными принципами совместной работы и понимают их необходимость. Нам было важно добиться быстрого принятия Microsoft Teams всеми сотрудниками, и это удалось. Пользователи быстро осознали, что применение этого инструмента будет одновременно и удобным, и интересным».
В hh.ru быстро оценили не только удобство Microsoft Teams, но и его способность обеспечивать качественную связь даже при не слишком быстром доступе в интернет, что нередко встречается при работе из дома. Это, послужило еще одним аргументом в пользу быстого принятия пользователями этого продукта и, как следствие, высокого темпа развертывания. Люди просто не стали бы пользоваться технологией, для функционирования которой нужно прилагать дополнительные усилия, а надежное средство коммуникации с простым и хорошо знакомым интерфейсом приветствовалось всеми сотрудниками компании.
Microsoft Teams стал основой единого коллаборационного пространства для рабочих групп - как постоянных, объединяющих сотрудников каждого департамента, так и проектных, в которых коммуницируют специалисты разных структурных подразделений. Это стало возможным благодаря быстрому наполнению среды общения контентом. Инициативу проявили сотрудники HR-департамента компании, которые оперативно завели свои блоги и каналы. Кроме того, они сформировали подборку видеороликов, демонстрирующих новации и преимущества платформы. Этот плейлист используется и при консультации пользователей по вопросам, связанным с применением Microsoft Teams.
«Наш директор по организационному развитию ежедневно размещает посты в своем канале, - рассказывает Геннадий Береговский. - Их активно читают, подписываются. И это не только привлекает в Microsoft Teams новых пользователей, но и демонстрирует им возможности системы. Каналы, привычные по социальным сетям «лайки», - все это стимулирует сотрудников, делает решение понятным и дружелюбным для них».
О высокой степени принятия корпоративной коммуникационной платформы коллективом можно судить по возрастающему использованию ее для задач, не связанных с текущей операционной деятельностью. Так, например, растет ее популярность для разных инициатив по развитию soft skills и проведения мастер-классов, которые организуются самими сотрудниками.
В компании не ограничиваются базовой функциональностью продукта. В ближайшем будущем планируется начать использование в Microsoft Teams ботов, которые возьмут на себя выполнение рутинных операций и в еще большей степени расширят возможности платформы.