Исследование Первой грузовой компании (ПГК) в 2019 г. показало, что отказ от 500-600 бумажных документов в месяц сокращает время донесения информации и принятия решений на 30%. Начальник отдела оптимизации и управления документооборотом ПГК Надежда Кузнецова рассказала про трехлетний опыт перевода крупнейшего оператора железнодорожных грузоперевозок на электронный документооборот.

Когда документ - это основной способ коммуникации, и для того, чтобы приступить к работе, все ждут необходимых бумаг, компании сложно эффективно развиваться. Однако все попытки изменить привычный способ взаимодействия вызывают сопротивления и сотрудников, и клиентов. По словам Надежды Кузнецовой, мало внедрить электронный документооборот, гораздо важнее изменить бизнес-процессы.

Первой грузовой компании за 3 года удалось избавиться от 90% первичных бумажных документов и от 54% избыточной договорной документации. Электронная система еще дорабатывается, не все процедуры охвачены.

Елена Ковалева, менеджер по продукту букмекерской компании «Лига Ставок», в продолжение темы работы с сотрудниками отметила важность предоставления им высокого уровня сервиса в процессе использования ЭДО. Люди должны знать, куда и как можно обратиться для решения своих задач, и не отвлекать других письмами и звонками. Воркшопы, демовидео и комиксы - главное HR-оружие. С их помощью можно быстро, удобно и ненавязчиво привить сотрудникам новые навыки.

Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP «Мегаполис», рассказал о том, какие трудности возникают при обмене документацией с клиентами, особенно если вы работаете с розницей. С небольшими точками приходится общаться, как с собственными сотрудниками, проводя просветительскую работу и обучение. Также необходим постоянный мониторинг подключения и постоянный контроль.

Крупные сетевые ритейлеры тоже требуют внимания, но в данном случае оно вызвано необходимостью интеграции решений, согласования требований и условий. При подключении региональных контрагентов дополнительно возникают проблемы с роумингом.

С точки зрения начальника управления информационных технологий Росморпорта Павла Босенко, российский рынок ЭДО недостаточно удобен для изучения и выбора решений. Клиентам предлагают презентации и отзывы, а хотелось бы иметь возможность протестировать решения. Он отметил, что сегодня особенно актуальна задача автоматизации рутинных операций с помощью искусственного интеллекта.

Илья Бодров, руководитель отдела развития продуктов и решений на платформе LDM (Lanit Document Management) ЛАНИТ, предупредил, что в его выступлении речь пойдет не только о документообороте. Организации производят огромное количество контента, для управления которым системы ЭДО непригодны, они покрывают лишь небольшую его часть. Западные вендоры ECM (Enterprise content management) систем с рынка ушли. Законодательство меняется очень быстро, по сути, формулируя запрос к вендорам и задавая направления работы. В их числе обеспечение кадрового документооборота и юридической значимости обмена документами.

Платформа LDM представляет собой набор прикладных инструментов для решения типовых задач. Она может внедряться помодульно без остановки работы бизнеса. Микросервисная архитектура позволяет легко масштабировать и наращивать производительность решения. Есть возможность организовать работу команды и обмен контентом, который хоть и не является документом, но тоже требует учета. Можно управлять задачами, доступен вики-интерфейс для неструктурированной информации. Когда потребуется документ, пользователь логично переходит в систему формального документооборота.

Content AI, российский наследник ABBYY, предлагает организовать систему, способную осуществлять поиск по всем корпоративным данным. У каждого сотрудника формируется своя картина мира, построенная вокруг его круга задач. Иногда для принятия решения нужно использовать накопленные коллегами и предшественниками знания и опыт. Но в процессе их поиска попадаются неактуальные версии файлов, недостоверные данные. А это - риски и потери для предприятия.

Антон Фролов, руководитель отдела разработки продуктов для интеллектуального поиска Content AI, предлагает объединить все значимые для компании источники информации и работать с ними как с поиском в интернете. Искать можно не только в специально собранной новой базе, но и по уже существующим базам данных, ресурсам и решениям. Продукт Content AI станет своеобразным навигатором для сквозного поиска с показом связанных документов и гиперссылок. Он также позволяет формировать аналитику по проектам, сотрудникам и процессам, основываясь на том, как изменяется количество документов в системе по конкретной теме.

Сергей Фомин, CEO и сооснователь Picvario, тоже отметил проблему хаоса с контентом в организациях. Компания решила выйти на рынок с продуктом, который помогает корпорациям управлять цифровыми активами. Современные данные - это не только фотографии. Текст и презентации, чертежи и 3D-модели нужно где-то хранить. Традиционно данные делятся на структурированные, которые хранят в упорядоченных системах, и неструктурированные, чаще всего разбросанные по разным файлохранилищам, серверам и личным ПК.

Фото и видео бесполезно хранить без метаданных о том, что на них изображено. Ручное описание устарело, сейчас активно внедряются интеллектуальные системы распознавания лиц, звуков, автоперевода и тому подобные AI-инструменты. Решение Picvario позволяет индексировать все цифровые активы предприятия, независимо от того, где они хранятся, показывать и управлять ими в едином интерфейсе. Picvario умеет создавать облегченные прокси-копии больших файлов, перемещать неактивный контент в «холодные» хранилища.