Как эффективно перестроить работу корпоративного автопарка, чтобы служебные автомобили не простаивали? Об этом CNews рассказывает совместно с экспертами международной ИТ-компании БИТ «Мастер», разрабатывающей ПО для автоматизации транспортных перевозок «ТМ: Корпоративные поездки».
Анализ транспортных процессов предприятия
Легковой транспорт на предприятиях часто используется хаотично. И первое, что необходимо сделать руководителям транспортных отделов или цифровой трансформации - это проанализировать, как выстроены транспортные процессы предприятия на данный момент.
По статистике, на предприятиях один автомобиль в среднем совершает всего 2-3 поездки в день, при этом на его содержание в год уходит от 1 млн. руб. Пробег же автомобилей возрастает в два раза из-за возврата на базу.
К примеру, до уберизации автопарк «Газпромнефть-Ямал» на Новопортовском месторождении состоял из трех десятков автомобилей, каждый из которых был закреплен за своим цехом. После тщательного анализа оказалось, что за 11-ти часовую смену автомобили находятся в режиме ожидания около 4,5 часов, а время «простоя» составляет более 15 минут.
Кстати, узнать, какие ошибки при управлении автопарком совершает ваша организация, можно, пройдя тест.
Постановка цели и задач
Напомним, уберизация предполагает, что для поездки подбирается ближайший свободный автомобиль. По статистике, один уберизированный автомобиль выполняет около двух десятков заказов в сутки - совместное использование многими пользователями одного автомобиля увеличивает эффективность перевозок. Этот принцип можно реализовать и в рамках корпорации с парком легковых автомобилей.
В целом уберизация позволяет увеличить полезную нагрузку, избежать простоев и холостых пробегов, ускорить поездки. Автоматизация несет с собой и полезную для руководителей аналитику: наличие оцифрованных данных позволяет собирать информацию о работе автопарка, чтобы эффективнее планировать бюджет и управлять процессами.
При грамотно организованной уберизации есть все шансы на 50-80% увеличить число выполненных поездок каждым автомобилем и сократить сроки заказа до 5 минут вместо 2-3 дней.
В среднем организация тратит на корпоративные поездки сотрудников на 30% больше денег, чем действительно необходимо, транспорт используется нерационально и простаивает, в 90% случаев не ведется аналитика по количеству выполненных заявок и перемещению служебного автомобиля.
Оценка препятствий
Перед внедрением программной платформы по уберизации корпоративных поездок необходимо оценить, с какими проблемами может столкнуться ваша организация. Это поможет понять, какое именно решение вам потребуется.
Так, в вашей организации может действовать запрет на использование смартфонов. Это значит, что необходимо найти такой программный продукт, в котором предусмотрен альтернативный способ работы с заявками.
Например, в случае с решением «ТМ: Корпоративные поездки», которое нужно было установить на одном из заводов со строгими внутренними правилами, была найдена альтернатива. Мобильные приложения для водителей установили на Android-магнитолы в автомобили, а прием заявок реализовали через веб-кабинет или терминалы. Среди других вариантов заказа транспорта - мобильные приложения, толстый клиент, звонок оператору или роботу.
Кроме того, на территории предприятия может быть нестабильный интернет-сигнал - если речь идет, например, об удаленном нефтяном месторождении. В таком случае вам потребуется решение, не требующее постоянного 100% покрытия всей территории предприятия интернетом.
Еще один нюанс - информационная безопасность организации и риски утечек персональных данных сотрудников. Чтобы свести их к минимуму, нужна система, где не будет регистрироваться ничего кроме номера телефона, а полная информация о пассажире водителям станет недоступной. Некоторые решения также позволяют настроить ограничение доступа к информации для каждого работника.
Озаботиться стоит и тем, где будет размещено решение. К примеру, ядро «ТМ: Корпоративные поездки» может располагаться как в облаке разработчика, так и в частном облаке, и на корпоративных серверах организации-заказчика.
Подготовка руководителей и водителей
Не всех могут радовать перемены в организации корпоративных перевозок - и это нормально.
Если водители не заинтересованы в увеличении нагрузки - мотивируйте их, выстроив понятную систему KPI, продемонстрируйте, как число выполненных заказов, количество отказов, смен и общий рейтинг, влияют на доход работника. Проработайте вопрос и с подрядчиком, если вы арендуете транспорт.
Особый разговор должен быть с руководителями - кто-то может отказаться откреплять свой транспорт «в пользу общего дела». Тут нужно действовать гибко: некоторые закрепленные автомобили можно оставить за руководителями, а из остальных открепленных сформировать общий пул и уберизировать только их. Либо же постараться склонить руководство к решению вопроса в пользу эффективности и оптимизации, сделав акцент на том, что их комфорт останется на том же уровне.
Выбор программного решения
Тщательно проанализируйте, какие системы для уберизации корпоративных поездок предлагает рынок. Рекомендуем сосредоточиться на российских решениях, чтобы быть уверенным в безопасности и надежности - напомним, после событий 24 февраля 2022 г. многие зарубежные поставщики корпоративного ПО не стали продлевать лицензии российским клиентам и отказали им в техподдержке.
Проанализируйте функционал решений. Увы, многие российские программы, нацеленные на управление автомобилями в парках организаций, ограничиваются учетными функциями.
Важно посмотреть, что именно предлагает разработчик. К примеру, «ТМ: Корпоративные поездки» нацелены на управление поездками. В нем есть мобильное приложение для сотрудников и водителей, напоминающее приложения «Яндекса» и Uber - оно брендируется под компанию. Также есть Кабинет клиента для секретаря или другого ответственного сотрудника, который отвечает за создание заявок на поездки, и Кабинет организации для оператора, чтобы принимать звонки и отслеживать исполнение заказа, корректируя их распределение по водителям.
В решении предусмотрена аналитическая платформа, позволяющая следить за статистикой, а принимать звонки может робот. Система использует GPS-трекинг на смартфонах, а также данные с датчиков, установленных на автомобилях организации. Систематизация этой информации и ее привязка к конкретным заявкам помогают экономить топливо, отслеживать местоположение водителей, сводить к минимуму поездки сотрудников по личным нуждам и сокращать холостые пробеги. Удобно также запланировать смены, чтобы управлять экипажами на линии и установить лимиты на поездки.
Еще одна важная функция - возможность работать с онлайн картами Google, Яндекс и 2GIS и другими глобальными картографическими сервисами, это дает доступ к справочникам адресов и пунктов и позволяет тщательнее просчитывать маршруты.
«ТМ: Корпоративные поездки» также предоставляет клиентам возможность делегировать прием заявок на поездки по телефону собственному контакт-центру.
Анализ отзывов клиентов
Чтобы ознакомиться со всеми плюсами и минусами программного решения, не забудьте проанализировать отзывы клиентов компании, посмотреть, какой эффект от внедрения они получили.
Так, у КГБУ «Автобаза при Аппарате губернатора и правительства Камчатского края» после внедрения программы «ТМ: Корпоративные поездки», получилось сократить расходы на автопарк 20 млн. рублей за 2021 г.
руководитель проекта «Цифровое месторождение»
Управление в реальном времени, автоматическое принятие решений, уход от человеческого фактора - это все сочетается в решении, которое мы используем. Проект не имеет аналогов в периметре компании.
Создание общего пула транспорта
Итак, вы осведомлены о всех плюсах и минусах автоматизации, купировали все риски и определились с решением. Как же будет выглядеть уберизация на практике?
Напомним: на предприятиях уберизация возможна только при создании общего пула транспорта. Можно открепить от подразделений все автомобили или оставить часть закрепленными, например, за несогласными топ-менеджерами. В итоге сотрудники будут использовать только свободные машины.
Уточним: закрепление автомобилей за департаментами и управлениями приводит к тому, что одни машины используют активно, а другие - нет, и транспорт простаивает. Общий пул помогает выровнять нагрузку.
Например, Омский нефтеперерабатывающий завод «Газпром нефти» урезал расходы на транспорт в первый год работы на 13,5 млн. рублей за счет уберизации автопарка. Полезная нагрузка на каждый автомобиль увеличилась, что позволило организации отказаться от девяти автомобилей.
Внедрение системы диспетчирования поездок
Система диспетчирования поездок распределяет заявки на автомобили через «умные алгоритмы» без участия операторов. С мобильного приложения заявка поступает в систему, которая быстро подбирает ближайшего свободного водителя с учетом требований. Среди них: статус заказчика, тип машины, удаленность от точки подачи, перерыв на обед, время окончания смены и другие.
Такую функцию, в частности, предлагает программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки», чтобы управлять поездками было удобнее. Можно выполнить интеграцию с другим программным продуктом и персональную доработку системы под нужды предприятия.
Интеграция системы диспетчирования с программами мониторинга и учета
Многие организации уже используют инструменты для управления автопарком, например, 1С, «АвтоГРАФ», Wialon, ГЛОНАСС, GPS и т.д., это необходимо учесть при выборе программного решения.
Так, интеграция «ТМ: Корпоративные поездки» со сторонними системами помогает перенести отлаженные бизнес-процессы в систему управления заявками. В то же время дополнительные возможности датчиков слежения позволят мониторить нарушения. Например, отслеживать превышение скорости водителями, отклонение от маршрута, слив топлива, отключение трекера.
В приложении будет видно, если заявка была принята не сразу, а через 5 минут, водитель выбрал объездной маршрут и остановился у магазина или закончил заказ спустя 20 минут после того, как пассажир вышел из машины.
Оценка результатов внедрения
По прошествии нескольких месяцев оцените, какие эффекты дала вам уберизация. К примеру, предприятия, открепившие автопарк и внедрившие систему диспетчеризации «ТМ: Корпоративные поездки», сообщают о том, что время оформления заявок у них сократилось в 5-7 раз. Сотрудники без лишних согласований создают заявки на поездки через мобильное приложение, а система подбирает машину за 1-2 минуты.
В целом расходы на содержание автопарка после уберизации сокращаются на треть, так как каждый автомобиль выполняет в 2-3 раза больше заявок.