В большинстве крупных организаций бизнес-функции реализованы через множество прикладных информационных систем, работающих с разными типами документов: финансовыми, договорными, кадровыми, логистическими и т. п.
В результате, автоматизация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО) происходит по лоскутному принципу.
Что это значит – через несколько лет развития и эксплуатации корпоративный ландшафт ЮЗ ЭДО крупных компаний приобретает ряд недостатков: высокие затраты на поддержку и сопровождение, сложность развития нового функционала. Кроме того, «лоскутная» автоматизация и разрозненность сервисов часто требует бумажного дублирования информации или дублирования электронных документов в разных информационных системах.
Внедрение единой платформы ЮЗ ЭДО позволяет вынести все сервисы и автоматизацию различных процессов из разных функциональных областей документооборота в одно решение, учесть все задачи цифровизации в режиме «единого окна».
Для чего нужна платформа юридически значимого электронного документооборота?
Корпоративная платформа ЮЗ ЭДО - это система, предназначенная для комплексной автоматизации документоориентированных процессов.
Компании, использующие системы ЮЗ ЭДО, существенно экономят на доставке, сканировании и обработке бумажных документов. Это особенно важно для территориально распределенных организаций с большим потоком документов. Решение подойдет компаниям из банковского сектора, представителям сферы страхования и лизинга, крупным производственным и логистическим холдингам, а также нефтегазовой отрасли.
Пример платформы юридически значимого электронного документооборота – «Платформа ЮЗ ЭДО» от «Цитрос».
«Платформа ЮЗ ЭДО» поддерживает взаимодействие с различными электронными системами и операторами ЭДО, обеспечивает высокую безопасность передачи данных в соответствии с требованиями законодательства и гарантирует юридическую значимость электронных документов на протяжении всего срока хранения.
Отличительной особенностью «Платформы ЮЗ ЭДО» является комплексный подход к управлению электронными документоориентированными процессами. Система обеспечивает доверенную среду ЭДО «под ключ», позволяя исключить бумажное дублирование.
Как сократить расходы на обработку, доставку и хранение документов?
Продукт «Цитрос ЮЗ ЭДО» является составляющей «Платформы ЮЗ ЭДО».
Задача продукта – унифицировать процессы отправки и получения электронных документов как в рамках компании или холдинга через внутреннего оператора, так и с внешними контрагентами через операторов ЭДО.
В чем особенности и преимущества продукта «Цитрос ЮЗ ЭДО»?
«Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет отправлять и получать электронные документы в безопасной и защищенной среде, а также автоматизировать процессы обмена электронными документами между участниками ЭДО.
Продукт полностью отвечает требованиям, предъявляемым государством и зафиксированным в различных законодательных актах, в таких как ФЗ-63 или постановления ФНС, Правительства и т. д.
- Мультиоператорность: одновременный обмен документами через нескольких операторов ЭДО.
- Поддержка изменений в законодательстве РФ, в том числе требования по машиночитаемым доверенностям.
- Бесплатный обмен документами через собственного внутреннего оператора (для холдингов и корпораций).
- Расширяемый интеграционный API для интеграции с любыми информационными системами.
- Маршрутизация документов по заданным правилам и их пакетная обработка.
- Поддержка обмена электронными транспортными накладными.
- Поддержка локальной и серверной ЭП.
- Загрузка и выгрузка документов в форматах, установленных Федеральной налоговой службой. Процесс конвертации включает в себя перевод документов из смежных систем в универсальный формат, а затем – в формат ФНС.
- Поддержка большого объема передаваемых документов – сотни тысяч в сутки.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» обеспечивает быстрый и безопасный обмен документами между участниками с помощью межоператорного шлюза и функционала мультиоператорности.
Продукт предназначен для обмена документами как внутри организации, так и с внешними подрядчиками и государственными органами с привлечением нескольких операторов ЭДО. То есть документооборот компании и контрагентов возможен через нескольких операторов ЭДО одновременно. Решение уже поддерживает работу с операторами «Диадок», «СБИС», «Сфера-Курьер», «Калуга Астрал», «Такском», «TrustDoc» и готово интегрироваться с другими операторами ЭДО. А использование внутреннего оператора позволяет бесплатно обмениваться неформализованными электронными документами в группе компаний, минуя операторов ЭДО.
Также есть возможность интеграции практически с любыми учетными, ECM и другими информационными системами через API. В частности, команда «Цитрос» имеет опыт интеграции с 1С, OeBS, SAP, Tessa. Организации, уже внедрившие «Цитрос ЮЗ ЭДО», используют систему как межоператорный шлюз и могут работать в интерфейсе привычных корпоративных ИС и/или работать в интерфейсе «Цитрос ЮЗ ЭДО».
«Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет автоматизировать процессы, связанные с формированием документов и отправкой их на подпись участникам, обеспечивает контроль за обменом документами, прозрачность процесса и отслеживание документов в режиме онлайн, позволяет собрать аналитику.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» может развертываться как самостоятельное решение, при этом пользователи работают в интерфейсе продукта. Также возможна частичная работа в интерфейсе «Цитрос ЮЗ ЭДО», например, создание и согласование документов может происходить в корпоративных ИС, а подписание и отправка документов контрагентам – в «Цитрос ЮЗ ЭДО». Кроме того, предусматривается использование системы как шлюза, когда пользователи ЮЗ ЭДО могут работать исключительно в интерфейсах своих корпоративных информационных систем, а «Цитрос ЮЗ ЭДО» с помощью настроенных интеграций выполняет маршрутизацию и отправку документов контрагентам через операторов ЭДО.
Продукт «Цитрос ЮЗ ЭДО» с функционалом межоператорного шлюза позволяет автоматизировать процессы, связанные с обработкой юридически значимых электронных документов, подписывать документы электронными подписями и формировать печатные формы документов, в том числе с отображением штампов ЭП.
Продукт «Цитрос ЮЗ ЭДО» поддерживает в функционале все актуальные требования, предъявляемые регуляторами, к процессам ЮЗ ЭДО и развивается в части увеличения интеграционных сценариев обмена документами с операторами ЭДО, а также расширения количества поддерживаемых типов документов. Все это позволяет использовать продукт «Цитрос ЮЗ ЭДО», как полезный инструмент для многих сфер бизнеса.
Продукт набирает популярность среди пользователей бизнес-сообщества в России.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» отвечает требованиям российского законодательства, входит в Единый реестр ПО и является полезным инструментом цифровой трансформации для компаний, которые стремятся к повышению эффективности.
Как развивается продукт «Цитрос ЮЗ ЭДО»?
Если говорить про ближайшие перспективы развития процессов ЭДО, то в первую очередь стоит отметить внедрение функционала машиночитаемых доверенностей, инициированное ФНС. В продукте «Цитрос ЮЗ ЭДО» функционал МЧД будет поддержан и реализован в строгом соответствии с требованиями законодательства.
Также в 2022 году на законодательном уровне принято решение о переводе сопроводительных транспортных документов в электронный вид. В системе «Цитрос ЮЗ ЭДО» планируется развитие сервиса по обмену электронными перевозочными документами в части поддержки обмена всеми утвержденными форматами.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» дорабатывается в соответствии с правовыми требованиями.