Что общего между Олимпиадой и нацпроектами: как российская система управления проектной деятельностью помогает в их реализации

- КиТ :: Будь в СЕТИ!

В этой информационной системе в России контролировали подготовку и проведение Олимпиады, Чемпионата мира по футболу, этапов «Формулы-1», Универсиады. Сегодня в ней управляют проектной деятельностью пять федеральных министерств и правительства 25 регионов России. Субъекты РФ контролируют с ее помощью ход работ по национальным проектам. Система внедрена уже более чем в 130 государственных учреждениях и частных компаниях. На сегодняшний день количество пользователей ПМ Форсайт приближается к численности населения г. Великий Новгород. В этой статье рассказываем, как комплексное решение «ПМ Форсайт» помогает управлять проектами.

По оценкам Discovery Research Group, объем российского рынка систем управления проектами в 2021 г. составил ₽4,8 млрд. С 2022 г. началось активное замещение импортного ПО, и на смену продуктам MS Project, Oracle Primavera и другим пришли российские разработки. Большинство решений на рынке ориентированы на поддержку отдельных процессов управления проектами или даже задачами, и только несколько решений позволяют комплексно подойти к управлению проектной деятельностью.

«ПМ Форсайт» от группы компаний «Проектная практика» выделяется проработанной методологией, что важно для проектной деятельности, и комплексным подходом 一 решение охватывает все области знаний проектного управления и все объекты: портфели, программы, проекты.

В «ПМ Форсайт» более 35 модулей, разделенных по 7 бизнес-направлениям. С полным составом модулей для каждого типа решения можно ознакомиться по ссылке

Расскажем на примере одной из компаний нефтегазовой отрасли, как выглядела автоматизация проектной деятельности и каких эффектов она достигла с помощью продукта «ПМ Форсайт». Организация ведет одновременно около 250 разнонаправленных проектов: управляет активами, занимается цифровизацией, строит новые объекты, внедряет инновации, развивает бизнес, реализует непрофильные активы. В течение 2-х недель после подключения в облачной версии начали работать 120 пользователей по 10 пилотным проектам. В течение 4-х месяцев после внедрения в системе контролировались работы по 50 проектам. Через год после внедрения уже вся проектная деятельность велась в «ПМ Форсайт», а количество пользователей возросло до нескольких тысяч.

В «ПМ Форсайт» планируется и учитывается загрузка каждого участника проектной деятельности. Это важно, потому что при планировании проектов необходимо учитывать доступность каждого члена проектной команды, который может быть одновременно занят на 3一5 проектах.

По оценкам проектного офиса компании экономический эффект от внедрения ИСУП за год составил около ₽520 млн.

Благодаря системно выстроенным процессам управления заметно сократились сроки реализации проектов, уменьшилось количество изменений, не было зафиксировано ни одного неуспешного проекта. Проектный офис в качестве дополнительных эффектов отмечает снижение переработок, сокращение текучки кадров, повышение информированности топ-менеджмента. В три раза ускорился процесс согласования документов. До внедрения «ПМ Форсайт» согласование занимало от 30 до 60 дней, после 一 не более 12.

Какая методология лежит в основе «ПМ Форсайт»

Методология, которая заложена в основу «ПМ Форсайт», сочетает оптимальным образом подобранные для российских компаний зарубежные и российские стандарты в области управления проектами: PMI (США), IPMA (Швейцария), PRINCE2 (Великобритания), ISO, ГОСТы, Национальные требования к компетентности СОВНЕТ (Россия). Таким образом, команда внедрения «ПМ Форсайт» не следует определенному стандарту, а учитывает национальную специфику и особенности конкретного бизнеса, применяет лучшие практики, наработанные за более чем 30-тилетний опыт.

Методологию «ПМ Форсайт» также можно отнести к гибридному типу, который совмещает преимущества Waterfall и Agile.

Качество методологии подтверждается тем, что ведущие специалисты «Проектной практики» разрабатывали международные стандарты по управлению проектами ISO 21500:2012, ISO 21502:2020,ISO 21500:2021 и российские национальные стандарты управления проектами, программами и портфелями проектов в системе ГОСТ Р. Они активно участвуют в проектах внедрения и делятся опытом.

Кроме этого 6 экспертов «ПМ Форсайт» на постоянной основе принимают участие в ассессменте профессионального конкурса «Проектный Олимп», организатор которого 一 аналитический центр при Правительстве РФ. За 10 лет они проверили сотни отчетов участников 一 лучших компаний России. Большая насмотренность, анализ своего, и, главное, чужого опыта позволяет команде «ПМ Форсайт» находить лучшие решения для новых проектов внедрения.

Комплексный подход к автоматизации проектной деятельности

«ПМ Форсайт» 一 это не только автоматизация. Решение закрывает все аспекты проектного управления.

  1. Методология и консалтинг. Можно настроить работу на всех проектах компании по единым правилам, процессам и с использованием единообразных документов.
  2. Внедрение проходит по авторскому принципу бережливого управления Stream PM. Процессы настраиваются под потребности конкретной компании с учетом специфики проектов, системы менеджмента и культуры проектной деятельности организации.
  3. Автоматизация всех уровней управления 一 от исполнителей на проектах до руководителей компании. В результате «ПМ Форсайт» помогает увязывать показатели всех проектов к дереву целей предприятия.
  4. Обучение управлению проектами в процессе внедрения позволяет наращивать компетенции сотрудников.

Элементы «ПМ Форсайт» могут использоваться как в комплексе, так и по отдельности для решения частных задач.

Технологическая база «ПМ Форсайт» и версии ПО

«ПМ Форсайт» 一 это полностью импортонезависимое решение, включая каждый компонент. Оно совместимо с отечественной операционной системой специального назначения Astra Linux Special Edition и СУБД PostgreSQL. «ПМ Форсайт» входит в реестр российского ПО (Приказ Минкомсвязи России от 04.04.2016 №138, регистрационный номер 278).

  1. Для бизнеса 一 расширенное решение для коммерческих компаний, предназначено для управления проектами любого уровня сложности.

В каждой версии есть функции инициирования, планирования, контроля хода реализации проектов и портфеля в целом, возможности для эффективных коммуникаций членов проектных команд.

«ПМ Форсайт» бесшовно интегрируется в ИТ-ландшафт организации, например с системами финансового учета, документооборота.

«Среди менеджеров проектов существует заблуждение, что коробочное решение нежизнеспособно и без дорогостоящих доработок не обойтись. Мы не готовы согласиться. «ПМ Форсайт» 一 это тот редкий программный продукт, в котором “коробку” можно быстро адаптировать под процессы конкретной организации. В него уже “вшита” методология в соответствии с лучшими отраслевыми стандартами и предусмотрены широкие возможности самостоятельной настройки. Бери и работай!»一 рассказывает Светлана Романова, группы компаний «Проектная практика».

При необходимости «ПМ Форсайт» быстро адаптируется под процессы организации. Решение предусматривает широкие возможности уникальной настройки, которая учитывает методологию управления проектами компании-пользователя. Любые доработки в функционале реализуются под конкретную компанию и не зависят от дорожной карты продукта.

Для всех трех версий есть облачный сервис и мобильное приложение. Подключение к облачному сервису занимает 2-3 дня.

Пользователи получают не только доступ к системе, но и комплект эксплуатационной документации. При внедрении проводится обучение пользователей. Есть возможность подключить к проекту персонального менеджера.

Возможности для пользователей «ПМ Форсайт»

Руководителю высшего звена система предоставляет удобные возможности для управления и контроля без лишнего погружения в детали: панели управления, сервисы прогнозирования и управления рисками, контроль по ключевым вехам или стадиям проектов.

Руководитель проекта получает надежного помощника и основной рабочий инструмент для разработки укрупненного или детального плана проекта, управления сроками, показателями, ресурсами и бюджетом, эффективных коммуникаций с командой и руководством.

Участники команды проекта видят свои задачи и поручения, могут принять участие в проектном совещании и увидеть его результаты, составить отчет для руководства и вовремя эскалировать проблему.

Проектный офис может быстро планировать работы и мониторить показатели проектов по дереву целей организации, организовать регулярный контроль для выделенных проектов, портфелей или организации в целом, управлять изменениями, собирать статус-отчеты по всем проектам.

Представлен очень широкий спектр типовых и настраиваемых отчетов. Можно собирать и использовать систему знаний, включая извлеченные уроки и описание типовых ситуаций. Можно управлять компетенциями сотрудников на основе информации об опыте и квалификации, которая накапливается в «ПМ Форсайт» по мере реализации проектов.

Возможности мобильного приложения

Мобильное приложение для руководителей высшего звена и кураторов проектов позволяет в полном объеме участвовать во всех бизнес-процессах компании. Это важно, потому что на практике большинство руководителей работают с планшетов и мобильных телефонов.

Участник проектной команды с помощью мобильного приложения оперативно получает информацию о статусе работ, видит просроченные и предстоящие поручения, может актуализировать календарный план и оперативно закрыть необходимые контрольные точки. Например, можно сделать фотографии на месте строительства объекта и тут же загрузить их в систему.

Мобильное приложение «ПМ Форсайт» можно скачать как в традиционных магазинах Apple и Google, так и в RuStore - российском магазине мобильных Android-приложений.

Стоимость «ПМ Форсайт»

Лицензионная политика «ПМ Форсайт» 一 гибкая. Для коробочной версии нет ограничений по количеству пользователей или срокам эксплуатации, что выгодно отличает «ПМ Форсайт» от имеющихся на рынке корпоративных систем управления проектами. Стоимость облачной лицензии зависит от срока использования.

Практика внедрения: крупнейшие проекты последнего года

За последние два года в «ПМ Форсайт» начали работать более 20 государственных и коммерческих организаций. Приведем примеры, которые демонстрируют возможности всех версий: «Стандарт», «Госсектор» и «Бизнес».

Мэрия города Казань использует «ПМ Форсайт» «Стандарт», чтобы эффективно управлять растущим количеством проектов по созданию новых городских сервисов. Функционала в этой версии ПМ Форсайт достаточно, чтобы автоматизировать работу с реестрами проектов и непроектных мероприятий, контролировать выполнение календарных планов, формировать базу знаний по проектам и готовить отчеты. До внедрения эта работа велась в нескольких разных системах. Проект длился с мая по июль 2021 г.

Сибирский федеральный университет развернул версию «Госсектор», адаптированную под структуру его объектов управления в соответствии с разработанной методологией управления проектами. Решение было развернуто на собственных мощностях университета, чтобы управлять проектной работой в рамках федеральной программы «Приоритет 2030». Первый этап внедрения СУПД начался в декабре 2021 г. и завершился в октябре 2022 г.

Сейчас сотрудники СФУ видят, какие проекты влияют на достижение целей программы, хватает ли в портфеле проектов, чтобы достичь целей в следующем году, какие цели не обеспечены проектами. Появилось понимание, как сбалансировать портфель проектов.

«Каждый может подать предложение по проекту. Мы разработали дерево целей, и любой сотрудник может посмотреть, какой проект или портфель проектов направлен на достижение вышестоящей цели. Следующая задача 一 интеграция с ИТ-ландшафтом университета», 一 Никита Пиков , директор проектного офиса Сибирского федерального университета.

В планах 一 организовать в единой информационной среде «ПМ Форсайт» управление проектами и мероприятиями, входящими в программы развития институтов и другие программы развития разных уровней, в которых принимает участие Университет.

В Удмуртской Республике внедрили ГИС «Управление проектами» на базе «ПМ Форсайт» (версия «Госсектор»), с целью контролировать реализацию национальных и других социально-значимых проектов. В 2022 году их количество составило более 1000.
В системе работают глава Удмуртской Республики, сотрудники 12 ИОГВ (исполнительных органов власти) и 30 МО (муниципальных образований).

В государственной информационной системе осуществляется еженедельный мониторинг «красных точек». Председателю Правительства Удмуртской Республики еженедельно предоставляется справка-«светофор» о рисках при реализации проектов. Для ИОГВ и МО в региональной ГИС «Управление проектами» существует возможность формирования их собственных внутренних портфелей проектов, а также возможность удаленного мониторинга за социально-значимыми объектами благодаря инструментам «чек-лист» и «критический путь».

Также с помощью календарного планирования «ПМ Форсайт» удалось импортозаместить Microsoft Project. В ИСУП заводятся календарные планы всех региональных проектов, проектов строительства, реконструкции и капремонта.

Дмитрий Кущин, советник главы Удмуртской Республики по проектной деятельности: «Прежде всего ИСУП помогает более качественно осуществлять планирование любого проекта. Не допускать отставание от намеченных планов и оперативно принимать управленческие решения на всех уровнях. За любым мероприятием зафиксирован определенный сотрудник, что снимает риск «коллективной безответственности. Также благодаря автоматизации удалось значительно сократить трудозатраты».

В 2022 году регион вошел в число финалистов национального Конкурса профессионального управления проектной деятельностью «Проектный Олимп» по всем 3-м номинациям: включая систему управления проектной деятельностью.

Девелоперская и строительная компания ФСК использует версию «Бизнес», чтобы управлять проектной деятельностью в едином информационном поле. Комплексный проект развития СУПД длился с ноября 2019 г. по август 2021 г.

«С помощью «ПМ Форсайт» мы автоматизировали ведение целевых показателей и ТЭП (технико-экономических показателей) проектов, календарных планов как по отдельным проектам, так и по девелоперскому проекту в целом, создание проектных команд, формирование статус-отчетов и аналитических отчетов по проектам, работу с рисками», 一 говорит Дмитрий Цыганков, вице-президент по ИТ и цифровой трансформации ГК «ФСК».

Календарные планы проектов компании включают десятки тысяч задач, и до внедрения не было единых требований к их структуре. Перед внедрением процесс планирования привели к единому стандарту. В результате появились инструменты для автоматизированного планирования и сбора регулярной статус-отчетности.

Для удобства планировщиков добавлен модуль, который позволяет сохранять индивидуальные настройки каждого планировщика при импорте и экспорте календарно-сетевых графиков в формате Microsoft Project. Это облегчило коммуникации в проектных командах.

Развитие «ПМ Форсайт»

Система постоянно развивается, среди последних доработок 一 появление модуля «Канбан» и расширенного конструктора отчетов.

Канбан-доска появилась во всех версиях« ПМ Форсайт», как ответ на запрос рынка. Она позволяет обеспечивать работу проектных команд, привыкших к данному формату.

Канбан-доска наглядно представляет, на каких стадиях находятся задачи по проекту. Буквально за несколько секунд можно проконтролировать исполнение поручений, сразу видны просрочки. Раньше эти данные были доступны только в виде реестров. Главное, что дает пользователям Канбан 一 это визуальное удобство работы над проектом.

Задачи сортируются по колонкам-статусам. Карточку задачи между статусами легко переместить в один клик. Индикаторы просрочки помогают фиксировать проблемы и планировать перенос сроков. Можно фильтровать карточки, видеть детальную информацию

Расширенный конструктор отчетов позволяет добавить свою отчетную форму, настроить ее визуальное оформление. Сформированным отчетом, как и любым другим в системе, можно поделиться с руководителем или коллегами, экспортировать в форматах PDF, Excel и Word.

PDF-версию отчета можно заверить электронной подписью. Это позволяет за несколько минут согласовывать ключевые действия на проекте, подтвердить выполнение работ на разных этапах.

Модуль «Электронная подпись» превосходит имеющиеся аналоги на рынке информационных систем управления проектами по перечню возможностей для подтверждения действий.

Расширенный конструктор отчетов доступен в версиях «Госсектор» и «Бизнес».

До конца 2023 г. команда «ПМ Форсайт» планирует существенно усилить возможность управления ресурсами, а также повысить скорость и удобство работы в системе для всех групп пользователей.

ПодпискаБудь в СЕТИ! Новости социальных сетей - всегда актуальное
 
Группы: ВК | OK | Tg