Zentiva - международная компания, которая специализируется на разработке, изготовлении, маркетинге и продаже фармацевтической продукции. В России «Зентива Фарма» занимается поставками широкого ассортимента лекарственных и косметических товаров.
В 2022 году Zentiva готовилась к переходу с SAP на новую версию западного продукта. Однако незадолго до запуска зарубежное руководство заморозило проект. У российской компании оставался всего месяц на использование системы, при этом необходимо было поддерживать ежедневную операционную деятельность, готовить отчетность. Локальное руководство договорилось продлить срок до июня и предложило за это время внедрить новую ERP-систему. В штаб-квартире отнеслись к инициативе со скепсисом, но предоставили шанс.
Zentiva выбрала «1С:ERP Управление предприятием». Интеграторы, к которым они обращались, обещали внедрить систему за 9 месяцев, однако этого времени у бизнеса не было. Ранее у компании был опыт сотрудничества с «Корус Консалтинг» по поддержке SAP, поэтому руководство направило свой запрос на внедрение «1С» и нам. Мы посчитали возможным реализовать проект за такой срок и выделили команду.
«Сейчас я понимаю, что ИТ-партнер рисковал больше нас. До всех событий мы собирались внедрять SAP, и поэтому знали, как быстро и правильно подготовиться к новому проекту. У команды со стороны «Корус Консалтинг» времени было мало, они заходили в проект с », - комментирует Вероника Каширина, CFO Zentiva в России.
В проекте четко расставили приоритеты – на первом месте стояло обеспечение непрерывности отгрузок. Внедрение стартовало 23 марта, и уже 5 мая сотрудники Zentiva выполняли в системе первые отгрузки и приемки товаров. Оперативный контур, включая блоки продаж, склада и закупок, удалось запустить за полтора месяца. В рамках второго этапа команда запустила управленческий, финансовый и налоговый учет. Таким образом компания сформировала в ERP-системе управленческую отчетность за май и закрыла II квартал 2022 года.
Если раньше российская компания, используя SAP, зависела от штаб-квартиры и подразделений из других стран, то теперь у нее появилась собственная независимая система, которую можно развивать в соответствии со своими бизнес-задачами. Также «1С:ERP» повысила эффективность по некоторым процессам: вырос уровень автоматизации при формировании управленческой отчетности в первые три рабочих дня после окончания периода. Удалось улучшить некоторые процессы в области оперативного учета, сделать операции по прочим движениям и списаниям удобными и расширить возможности аналитических отчетов для финансовой службы.
Сценарий 2. Отключение от нескольких систем в горизонте до 6 месяцев
Срок в полгода все еще является слишком жестким для того, чтобы реализовать сложный проект. Однако при интенсивной нагрузке и делении на волны запуска можно внедрить систему и поддерживать уровень качества сервиса. Кейс компании Lindaily иллюстрирует, как за это время перевести ИТ-ландшафт на новые рельсы, обеспечив преемственность функциональности.
Lindaily предоставляет сервис аренды и обслуживания спецодежды, вестибюльных ковров и другого текстиля по модели шеринга. Компания работает в России с 1993 года, ранее – как подразделение финского холдинга Lindström. В апреле завершилась передача активов локальному топ-менеджменту, бизнес стал полностью российским и продолжил работу под брендом Lindaily. Компания имеет 12 сервисных центров, 490 сотрудников и более 33 000 клиентов.
Для управления операционными и финансовыми процессами клиент использовал ИТ-инфраструктуру головного офиса, но в ходе локализации доступ к ней был ограничен. Руководство решило перевести процессы на отечественный ИТ-ландшафт и снизить риски, возникающие при работе с облачными продуктами. Специалисты «Корус Консалтинг» работали в двух направлениях: реализовали переход на «1С:ERP Управление предприятием» и выполнили миграцию клиентских данных из облачной системы Microsoft Dynamics CRM на версию on-premises.
«1С:ERP» заменила работу сразу нескольких прежних ИТ-систем. Решение охватило все основные бизнес-функции - расчеты с клиентами, подрядчиками и поставщиками, управление складом, планирование обеспечения и расчет потребностей. ИТ-специалисты перенесли на новую платформу финансовый блок - регламентированный и управленческий учет.
В результате внедрения «1С:ERP» компания сохранила непрерывность всех бизнес-процессов, несмотря на отключение от западных систем, а также консолидировала в единой системе управленческий и регламентированный учет, обеспечила единое информационное поле для всех подразделений.
Проект по внедрению «1С:ERP» реализовали за пять месяцев, миграцию на CRM-решение on-premises - за три. Сейчас проектная команда разрабатывает систему клиентского сервиса в прачечных Lindaily. Это специализированное отраслевое решение для учета движения текстильных изделий и расчета стоимости услуг. Следующий шаг - создание мобильного приложения для водителей, которое будет контролировать движение ТМЦ в точках обслуживания
Сценарий 3. Компания еще не приняла решение об уходе из страны, но для нее важно иметь план действий на случай, если наступит «день X» - «сыграют» санкционные риски, произойдет продажа российского бизнеса или возникнут другие проблемы с использованием иностранного ПО.
В 2022 году к нам обратилось подразделение крупного международного конгломерата с задачей разработать план перехода с продуктов SAP на «1С». В России у компании - несколько производственных площадок и более 3 тысяч сотрудников. Необходимо было снизить оперативные риски остановки работы по критически важным бизнес-функциям, а также оценить возможность перехода на отечественное ПО. В случае переговоров о продаже российского бизнеса, клиенту важно иметь под рукой готовую дорожную карту проектов с просчитанным бюджетом, сроками и функциональным наполнением.
Специалисты «Корус Консалтинг» спроектировали план перехода с SAP на 1С-ландшафт («1С:ERP», «1C:Управление холдингом») с учетом приоритетов бизнеса и функциональных связей запускаемых блоков. Для обеспечения работоспособности ключевых процессов проработали различные сценарии отключения SAP, в том числе риск внезапной потери доступа. Составили дорожную карту программы проектов и рассчитали финансовую модель перехода, запуска и дальнейшей поддержки.
Таким образом компания получила план проектов и мероприятий и их оценку по срокам и трудозатратам по замене действующей ERP-системы на альтернативную, в том числе экстренный план на случай непредвиденных обстоятельств, который дает четкое понимание с чего можно начать уже сейчас, какие есть ограничения и допущения, какие риски могут возникнуть, и позволяет запланировать бюджет и весь комплекс мероприятий по переходу на импортозамещающее ПО.
Быстрое импортозамещение: в чем секрет успеха?
В каждом кейсе у клиентов были свои факторы успеха - к примеру, Zentiva выиграла много времени благодаря тому, что ранее сблизила IFRS и бухгалтерский учет. Помимо упрощения ежедневной работы и ежемесячных закрытий, это привело к минимальным расхождениям в остатках и оборотах и облегчило миграцию данных. Есть и общие тенденции, которые привели к успешному результату.
1. Понимание необратимости
Компании знали, что отключения систем не избежать, это давало «сверхмотивацию» обеспечить работоспособность бизнеса.
«Руководство с первых дней вело откровенный диалог с сотрудниками. Понимание важности проекта и дальнейших перспектив стало основным мотивирующим фактором. Любой сотрудник отдавал себе отчет в том, что промедление и формальный подход поставят под удар продолжение бизнеса в России и все просто потеряют работу», - говорит Вероника Каширина.
2. Готовность к интенсивному темпу работы
Ковидные времена изменили парадигму реализации ИТ-проектов, многие внедрения стали выполняться удаленно. С экстренными проектами такой формат может оказаться не самым удачным – лучше работать в офисе заказчика и бок о бок с ключевыми бизнес-пользователями решать вопросы здесь и сейчас.
Клиенту тоже важно знать, что ему придется инвестировать в проект много времени своих сотрудников. Один из наших заказчиков был вынужден пойти на жесткие организационные меры: на время проекта отменили отпуска сотрудникам, запретили поездки на выходные без связи, приготовились работать сверхурочно (впрочем, при реализации проекта на крайние меры приходилось идти редко).
3. Готовность идти на компромиссы по функциональности
В быстрых проектах импортозамещения придется пересматривать и упрощать какие-то функции с постепенным наращиванием. Скорее всего, вы будете опираться на типовую функциональность, чтобы все успеть и обеспечить методологически правильное решение, легкое в последующем обслуживании.
Какие-то критерии придется ослабить при приемке системы. В случае сжатых сроков нет времени на качественное тестирование, поэтому отладка будет происходить на уже запущенной системе. На это может уйти до 3 месяцев. Но есть и хорошая новость - помимо исправления ошибок в эти обновления можно добавлять доработки, которые не удалось сделать в рамках первой волны, и таким образом обогащать функциональность.
Владелец будущей системы со стороны заказчика должен хорошо знать, как функционирует предприятие, а также ему нужен достаточной уровень полномочий по принятию решений о наполнении системы функциональностью.
4. Нет компромиссам при выборе ИТ-партнера
Важно, чтобы у ключевых лиц команды были хорошие навыки по постановке задач и использованию гибрида гибкой методологии, глубокое знание типовой функциональности, умение при анализе процессов сразу моделировать, как они войдут в систему. Также в подобных проектах высока роль архитектора. Он должен иметь навыки параллельной работы по разными функциональным блокам и волнам проекта, уметь на лету принимать решения о том, как то или иное решение повлияет на общую целевую картину ИТ-ландшафта.
Сохранить бизнес сейчас и заложить основу для будущих изменений
Ключевая польза для компаний во всех трех сценариях - сохранение устойчивости бизнеса и обеспечение бесперебойной работы в условиях форс-мажора. Также переход на ИТ-ландшафт помог компаниям оптимизировать некоторые процессы и получить независимую систему, которую можно развивать так, как это нужно российскому бизнесу.
Чтобы обернуть вынужденный переход в свою пользу, нужна компетентная команда, которая поможет заложить фундамент для будущего развития собственного ИТ-ландшафта. Задачи по росту и улучшению бизнес-показателей, которые сегодня ушли на второй план, рано или поздно снова выйдут на повестку. Поэтому важно организовать процессы и ИТ-системы так, чтобы выжить под гнетом обстоятельств сегодня и быть готовыми к будущим трансформациям, когда сложные времена закончатся.