Внедрение новых HR-технологий: как избавиться от «зоопарка систем» и создать единое рабочее пространство с помощью интранета?

- КиТ :: Будь в СЕТИ!

Сервисов и решений для бизнеса с каждым годом становится все больше. КЭДО, CRM, таск-трекер, сервисы для обучения и адаптации, база знаний - все это инструменты, без которых вряд ли может обойтись современная компания. Зачастую для внутренних коммуникаций, контроля над исполнением поручений, совместной работы с документами, оценки компетенций сотрудников и других HR-процессов приходится использовать разные сервисы. Обычно такой подход не пользуется популярностью у сотрудников, которым приходится открывать десятки программ и вкладок в браузере, тратить время на поиск нужных ресурсов и переносить данные с одной платформы на другую.

исов в единую экосистему помогает корпоративный портал. Интранет позволяет работать над процессам в формате единого окна и становится удобным digital workplace для сотрудников и руководства компании. Антон Бобров, директор по развитию интранет-платформы K-Team от ГК «КОРУС Консалтинг», рассказал, как выбрать платформу для корпоративного портала, какая HR-функциональность и сервисы сейчас пользуются большей популярностью и почему собственная разработка может проиграть коробочному решению.

Сценарии внедрения корпоративного портала

Для начала необходимо определиться со сценарием внедрения. Готова ли ваша команда самостоятельно разработать портал или лучшим решением будет обратиться к подрядчику? Между этими подходами есть принципиальные различия.

1. Собственная разработка с нуля или на базе готовой платформы

Написать портал собственными силами заманчивая идея. Вы сможете сделать интранет, который полностью соответствует вашим потребностям и ожиданиям. Но здесь есть несколько «но».

Во-первых, высокая стоимость разработки. В среднем самописный продукт всегда дороже готовых решений. Во-вторых, реализация проекта может занимать много времени, выходить за рамки первоначального бюджета и требовать серьезных усилий на этапах тестирования и доработки. Кроме того, вы не можете быть уверены, что результат получится именно таким, каким вы представляли его на этапе планирования.

Такой вариант подойдет, если портал должен решать узкоспециализированные задачи, для которых требуется доработка более 70% функциональности готовых решений.

2. Внедрение готового решения

Оптимальное решение для создания корпоративного портала в компании любого размера и направленности бизнеса - выбрать готовый продукт. Они могут быть разными: облачными и on-premise, с разными моделями лицензирования, широкой или узконаправленной функциональностью. Но одно из ключевых различий - открытый или закрытый исходный код.

2.1. Готовое решение с закрытым исходным кодом

Сбер Пульс и Мираполис - комплексные HR-платформы с довольно широкой функциональностью, что позволяет закрыть множество задач одним инструментом.

У данных платформ также есть несколько серьезных барьеров. Так, у Сбер Пульс есть только облачное решение. Многие компании не готовы переходить на платформу по причинам информационной безопасности. А в портфолио VK People Hub на данный момент единицы внедрений из-за высокой стоимости платформы и малого количества партнеров, которые делают внедрения.

Вывод - в случае крупного бизнеса с уникальными бизнес-процессами закрытый исходный код становится серьезной проблемой - функциональности «коробки» не хватает, она не адаптирована под сложные задачи, а портал не закрывает значительной части потребностей организации. Для внесения даже небольших изменений приходится обращаться к вендору, нести дополнительные финансовые и временные издержки.

2.2. Готовое решение с открытым исходным кодом

До 2022 г. большинство интранетов работало на Microsoft SharePoint. Но он перестал обслуживать российских клиентов.

Сейчас большая часть корпоративных порталов в России сделаны на базе Битрикс24, в котором используется открытый исходный код. Так, по результатам Russian Intranet Awards 2023, Битрикс24 был признан победителем в специальной номинации «Самая популярная ИТ-платформа для интранета и HR-сервисов» и занял первую позицию по доле рынка в enterprise-сегменте.

Как показывает наша практика, для крупного бизнеса недостаточно типовой функциональности «коробки» Битрикс24. В ней либо отсутствуют нужные модули, либо те модули, которые есть, неудобно использовать.

В текущей ситуации стоит обратить внимание на гибкие платформы, которые входят в реестр Российского ПО и имеют уникальные модули, расширяющие функциональность типового Битрикс24. Например, интранет-платформа K-Team. Она позволяет управлять различными аспектами HR-менеджмента. Все инструменты современного HR, такие как коммуникации, онбординг, управление по целям и KPI, предоставление корпоративных сервисов и многие другие, объединены в едином окне.

К коробочному Битрикс24 мы добавляем кастомизированные модули, которые чаще всего необходимы бизнесу. Например, «Личный кабинет сотрудника», «Адаптация», «Геймификация», «База знаний» и многие другие. Они значительно расширяют базовую функциональность портала и позволяют объединить востребованные сервисы, которыми пользуются сотрудники, на одной платформе.

K-Team совместим с РЕД ОС, Astra Linux и Maria DB, работает в формате On-Premise, а также может работать в полностью закрытой инфраструктуре без доступа в интернет. Сегодня решение используют крупные логистические и строительные компании, ведущие банки, ритейлеры, высокотехнологичный бизнес и другие.

8 ключевых моментов, которые помогут избежать ошибок в выборе вендора и получить лучший результат

1. Стоимость. Закладывайте в бюджет стоимость покупки и владения платформой цену лицензий, технического обслуживания, условия продления. Например, Битрикс24, VK People Hub, Neon работают по подписной модели продлевать лицензии необходимо ежегодно. Есть платформы, стоимость которых привязана к числу пользователей или серверов, на которых развернута система.

2. Функциональность. Обратите внимание, какие модули входят в базовую версию (MVP), а что нужно разрабатывать или приобретать дополнительно. От этого зависит срок запуска корпоративного портала.

Кейс

Для ИТ-компании Innostage «КОРУС Консалтинг» запустил MVP, коробочную версию K-Team, всего за 1 месяц. В течение следующих трех месяцев команда заказчика тестировала новый интранет - собирала статистику и обучала сотрудников пользоваться порталом. Уже на основе обратной связи внедряли новую функциональность: геймификацию с магазином призов, модуль обучения, бронирование рабочих мест.

Развитие интранета в Innostage продолжается. Но уже сейчас порталом регулярно пользуются 800 сотрудников из 1200.

3. Готовый дизайн. Разработка уникального дизайна это дорого, долго, и не всегда результат будет таким, как вы планировали. Оцените, как выглядит коробка, и запросите примеры завершенных проектов. Если дизайн в них вам нравится, то с высокой вероятностью ваш проект тоже будет хорошим.

4. Модификация и развитие. Проект не заканчивается запуском базовой функциональности. Всегда есть и будут доработки, внедрение новых модулей, корректировка дизайна и так далее. Поэтому важное условие при выборе платформы исходный код и возможность установить ее на собственные сервера.

Кейс

Для французской логистической компании FM Logistic мы запустили коробочную интранет-платформу K-Team на 2 000 сотрудников всего за 3 месяца. На корпоративном портале появилась организационная структура компании, личный кабинет сотрудника, где каждый работник может за пару кликов получить доступ к любому доступному сервису компании, увидеть полную информацию об условиях страхования и даже поблагодарить коллег за качественно выполненные задачи в сервисе «Спасибо».

Следующим шагом стал запуск модуля «Управление по целям и KPI». С ним процесс постановки задач и оценки их выполнения стал простым и прозрачным для всех работников: от топ-менеджеров до линейных сотрудников.

Компания продолжает поэтапно развивать корпоративный портал, внедряя новую функциональность, которая позволяет оптимизировать бизнес-процессы. Такой подход позволяет дорабатывать интранет, опираясь на реальные потребности и обратную связь от конечных пользователей.

5. Технологический стек. Оцените, какие ИТ-специалисты есть в вашем штате, на чем они пишут, есть ли у них свободное время на обслуживание и поддержку портала. Если большинство разработчиков пишут на Java, заводить новый стек будет нецелесообразно.

Как уже было сказано выше, в Битрикс24 используется открытый код, который позволяет дорабатывать функциональность портала под цели и задачи конкретного бизнеса. Если вы выбираете решения с закрытым кодом, чтобы внести даже минимальные изменения в функциональность, придется ждать выхода обновлений от вендора, и то, если они есть в бэклоге.

Не менее важно понимать, как развивается вендор. Так, команда Битрикс24 регулярно выпускает новые релизы продукта, анализирует потребности бизнеса и добавляет полезную функциональность. В ноябре 2023 г. в Битрикс24 появился искусственный интеллект CoPilot, созданный по технологии генеративных языковых моделей (GPT), новый удобный чат М1, обновленное мобильное приложение и другие возможности, которые упрощают работу с корпоративным порталом как для сотрудников, так и для разработчиков.

Платформа K-Team также регулярно обновляется. Например, осенью 2023 г. в коробочной версии портала появилась интерактивная карта офиса, автобрендирование, которое позволяет изменить цветовую схему портала и отдельных элементов, удобный инсталлятор обновлений и множество других полезных решений.

6. Количество успешных кейсов. Проверьте, есть ли у подрядчика кейсы внедрения интранета в компаниях, схожих с вашей по численности сотрудников, сфере деятельности, бизнес-процессам.

Например, в портфолио «КОРУС Консалтинг» - более 750 выполненных проектов, в том числе для крупных компаний федерального значения. Около 100 из них в сфере автоматизации HR-процессов. Мы регулярно публикуем кейсы на сайте в открытом доступе, и также консультируем компании по всем вопросам запуска интранета и более подробно рассказываем о проектах со схожей функциональностью.

7. Репутация. Обратите внимание, сколько лет вендор работает на рынке, какой у него штат, есть ли специалисты поддержки и развития продукта в команде. Важно, чтобы подрядчик выпускал обновления информационной безопасности, консультировал по возникающим вопросам, обновлял ПО под актуальные версии системного окружения, был финансово устойчивым.

8. Список партнеров. Помимо внедрения, продукт нужно дорабатывать. А еще обучать пользователей работе с ним. Поэтому команда партнеров, которые будут этим заниматься, должна быть большой. В идеале в списке должны быть как крупные интеграторы для реализации сложных задач, так и небольшие компании, которым можно делегировать простые поручения.

Кроме того, стоит оценить, есть ли на корпоративной платформе необходимая для эффективной работы функциональность. По нашему опыту можно выделить 10 ключевых сервисов, которыми сотрудники пользуются чаще всего.

ТОП-10 востребованных сервисов в интранете

1. Инструменты для коммуникаций. Обмениваемся сообщениями, файлами, проводим видеоконференции и обсуждаем рабочие вопросы в группах, сообществах, корпоративных мессенджерах и видеочатах.

2. Управление задачами. Планируем и отслеживаем выполнение задач, устанавливаем сроки, распределяем ресурсы и контролируем прогресс проектов.

3. Совместная работа с документами. Храним и совместно пользуемся документами, вносим правки и видим, кто и когда вносил изменения в файлы.

4. Личный кабинет сотрудника. Запрашиваем справки, создаем заявки и контролируем статус их исполнения, узнаем остаток отпуска и получаем расчетные листки.

Рис. 1. Личный кабинет сотрудника

5. Справочник сотрудников. Быстро находим контакты коллег и их место в оргструктуре, видим ответственных и руководителей из разных отделов.

6. Новостная лента. Узнаем о последних событиях и не выпадаем из корпоративного контекста.

7. База знаний. Храним всю информацию по проектам и продуктам, шаблоны документов, инструкции, полезные статьи и отчеты.

8. Адаптация. Быстро и комфортно выводим новых сотрудников на нужные показатели эффективности, повышаем их вовлеченность и продуктивность с помощью индивидуальных планов развития, снижаем уровень стресса при знакомстве с компанией и поддерживаем на всех этапах онбординга.

Рис. 2. Сотрудники на адаптации

Рис. 3. Личный кабинет сотрудника на адаптации

9. Целеполагание. Декомпозируем стратегические цели компании и каскадируем их до целей сотрудников, согласовываем цели и KPI между руководителем и подчиненным, назначаем показатели результативности и контролируем их исполнение с учетом весов показателей.

Рис. 4. Целеполагание

10. Геймификация. Нескучно вовлекаем сотрудников в рабочие процессы, используя различные игровые механики. Например, внутреннюю валюту, магазин призов, систему рейтингов, квесты, опросы, адаптационные задания и так далее.

В конце 2023 г. в ГК «КОРУС Консалтинг» запустили виртуальную валюту «Монета» на интранет-платформе K-Team. Сотрудники заходят в специальный раздел, выполняют задания и зарабатывают баллы, которые потом могут обменять на мерч. Начисление монет автоматизировано, а рассылка об изменениях «баланса» происходит с помощью Telegram-бота.

Теперь коллеги активно пишут статьи, проходят обучение в корпоративном университете, участвуют в менторских программах и других активностях. За 3 месяца на страницу проекта зашли более 60% сотрудников, 18% выполнили задания и получили монеты.

Рис. 5. Геймификация

это современный инструмент, который постоянно развивается. Интранет позволяет снять рутинную нагрузку с back-офиса, автоматизировать документооборот, снизить количество времени и ошибок, связанных с оформлением справок, отчетов, графика отсутствий и рабочего времени.

необходимое решение для тех компаний, которые стремятся развивать корпоративную культуру, повышать вовлеченность и разрабатывать эффективные системы мотивации персонала. А выбор проверенного годами отечественного решения защищает бизнес от угроз, связанных с обслуживанием и доработкой функциональности со стороны вендора.

ПодпискаБудь в СЕТИ! Новости социальных сетей - всегда актуальное
 
Группы: ВК | OK | Tg