Что из себя представляет цифровизация сложных процессов
В свою очередь, цифровизация - это применение цифровых технологий для работы с оцифрованными данными для повышения эффективности бизнес-моделей и касается переноса «в цифру» отдельных бизнес-процессов.
Оптимизация сложных процессов привлекательна для управленцев, поскольку призвана сделать их прозрачными, упростить контроль и сильно повысить эффективность бизнеса. Тем не менее, проекты цифровизации могут быть сопряжены с рядом трудностей.
Почему цифровизация сложных процессов - это непросто
Улучшение качества производства с помощью цифровых технологий не упирается лишь во внедрение современного программного обеспечения. Деятельность любой организации имеет свою специфику, продиктованную особенностями производства, отрасли, правовой регуляции, которую необходимо понимать и учитывать.
Comindware
При постановке вендору или внутренней команде разработки задачи, бизнес-заказчик узнает, что понимание процессов и должностных инструкций разнятся у различных его участников. Информация не систематизирована, и на ходу возникает множество нюансов. Одновременно с этим иногда оказывается, что прежде, чем автоматизировать процессы, им требуется реинжиниринг.
Уточнение информации заставляет сдвигать сроки релиза, что влечет дополнительные временные, трудовые и финансовые затраты.
Например, крупная алкогольная компания запустила проект по автоматизации открытия новых торговых точек. В ходе проекта и создания универсального процесса выяснилось, что восточное и западное направления работают по разной схеме, и открытие магазинов происходит по-разному.
Многоуровневая и разветвленная архитектура, как правило, запутанна. Выявить, какие процессы нуждаются в автоматизации и влияют на прибыльность, затруднительно, поэтому сложно определить порядок их цифровизации.
Например, крупный дистрибьютор химической продукции обратился с задачей внедрить систему электронного документооборота. Однако в ходе изучения процессов, бизнес-заказчик обнаружил, что для достижения поставленных целей может быть эффективнее сперва автоматизировать эксплуатацию промышленных объектов и техники компании - критических процессов для получения прибыли, которые при этом включали и работу с документами. Все глубже изучая архитектуру бизнес-процессов предприятия, компания выявила, что комплексных процессов на данный момент очень много, и для успешной цифровизации необходимо разобраться, с чего начать.
Вопросы вызывают и процессы, протяженные во времени. Продолжительные процессы, запущенные по одной модели, завершаются согласно ей же и не успевают перестраиваться под внесенные изменения, из-за чего происходит рассинхрон.
Например, компания из нефтегазовой отрасли цифровизует процесс поставки топлива. Комплексный процесс стандартно включает в себя оформление заявки, проверку контрагентов, проверку наличия топлива, логистику и выбор способа доставки и так далее, а также задействует различные подразделения и протяжен во времени.
При этом у компаний возникает вопрос: как без ущерба качеству оказываемых услуг и лояльности контрагентов распорядиться уже запущенными процессами и перейти на обновленную модель бизнес-процесса.
«Рецепты» для управления цифровизацией
Comindware
«BPM без agile не бывает», - Анатолий Белайчук, BPM-евангелист Comindware.
Гибкая методология аджайл (agile) помогает снизить риски, так как результаты презентуются по мере готовности. В свою очередь процессный подход, BPM, предполагает постоянное совершенствование деятельности компании. Аджайл и процессный подход дополняют друг друга.
применять гибридный подход
Технически поддерживать изменения «на лету» помогает также применение инструментов Low-code. Процесс автоматизируется в точности так, как «нарисована» его модель.
Цифровизовать все процессы сразу невозможно. Можно погнаться за масштабом и автоматизировать архитектуру по-максимуму, но при таком сценарии пострадает проработка процессов.
И наоборот, увязнув в попытках детализировать все возможные «развилки» и «зашить» правила в подробностях, заказчик автоматизирует намного меньше процессов и усложняет их.
Чтобы соблюсти баланс, необходимо двигаться от общей картины к более частным процессам.
На первом этапе следует сформировать реестр всех процессов, чтобы увидеть компанию в виде цепочки создания ценности. Далее масштабные и «проблемные» кросс-функциональные процессы необходимо регламентировать, чтобы создать единое представление об их выполнении и обнаружить проблемные места. Автоматизацию стоит начать именно с этих «бутылочных горлышек», так как зачастую они влияют на прибыль.
Comindware Business Application Platform одновременно сочетает в себе функционал «отрисовки» архитектуры, процессов компании в нотации BPMN 2.0, понятной для бизнеса, создания регламента на основании модели процесса и автоматизации. Вне зависимости от масштаба проектов все решения на базе платформы Comindware, включая CRM, ITSM, Service Desk и другие, сочетаются между собой и не требуют интеграций. Благодаря этому заказчики минуют «лоскутную автоматизацию» и получают инструмент для масштабирования ИТ-системы под любые задачи.
В то время как большой процесс разворачивается в объемные схемы, небольшие подпроцессы легко читаются, а значит, и проще в управлении. Определить показатели качества и выявить потребность в доработках проще на простых схемах.
Comindware Business Application Platform позволяет настроить запуск процессов по новой схеме. А графовая технология хранения данных делает эту настройку гибкой: запуск без приостановки или с приостановкой, запуск новых процессов в тестовой среде или сразу в «боевой» и так далее. В данном случае все зависит от внутренних требований и внешних обстоятельств, и платформа Comindware
Цифровизация - путь с множеством вопросов
Такие «преграды» закономерны для любых проектов цифровизации. Представляя перед собой масштабы компании и ее многоуровневую структуру, проектная команда может даже неосознанно наделить стоящие в реальности задачи сверхсложностью.