Искусственный интеллект кардинально меняет СЭД. Примеры

- КиТ :: Будь в СЕТИ!

В современном мире системы электронного документооборота становятся неотъемлемой частью работы организаций любого масштаба, обеспечивая эффективное управление документами и повышая производительность труда. Однако с развитием искусственного интеллекта (ИИ) возможности систем электронного документооборота расширяются, предоставляя уникальные инструменты автоматизации и оптимизации.

В данной статье мы рассмотрим примеры использования ИИ в сфере систем электронного документооборота (СЭД), обсудим, какие возможности он предоставляет для улучшения процессов управления документами, повышения эффективности работы персонала и оптимизации бизнес-процессов в целом. С помощью рассмотрения конкретных примеров применения ИИ в СЭД мы сможем оценить влияние этой технологии на современные организации и выявить потенциальные перспективы ее использования для достижения бизнес-целей.

Распознавание документов

Системы электронного документооборота, основанные на искусственном интеллекте (ИИ), предоставляют возможность автоматического распознавания документов.

Этот процесс включает в себя использование технологии OCR (оптического распознавания символов), которая позволяет системе анализировать отсканированные документы и изображения, а затем автоматически распознавать символы и текст на них.

Благодаря этой функции любой бумажный документ, рукописный текст или файл в формате PDF без текстового слоя могут быть переведены в цифровой формат.

Поиск противоречий в документах

Системы электронного документооборота на базе ИИ обладают способностью обнаруживать противоречия и несоответствия в тексте документов, таких как договоров. При анализе документов ИИ сравнивает различные разделы, пункты или условия, чтобы выявить любые несовпадения или противоречия в информации.

Например, если в одной части договора указано, что Заказчик обязан выполнить определенные действия, а в другой части того же документа указано, что такие же обязанности лежат на Исполнителе, система сигнализирует об этом противоречии. Это помогает предотвратить ошибки и устранить потенциальные конфликты, которые могли бы возникнуть из-за несогласованности информации в документе.

Благодаря этой функции ИИ способствует повышению качества документооборота, снижает вероятность возникновения юридических споров и обеспечивает более точное выполнение условий договоров.

Поиск бухгалтерских нестыковок

Системы электронного документооборота, основанные на искусственном интеллекте, обладают возможностью выявления бухгалтерских нестыковок и противоречий в документах. Они могут автоматически анализировать содержание договоров и других финансовых документов для выявления несоответствий между установленными параметрами и фактическими данными.

Например, если в договоре указано, что контрагент облагается упрощенной системой налогообложения (УСН) без учета НДС, а в том же документе упоминается налог на добавленную стоимость (НДС), система искусственного интеллекта сигнализирует о таком расхождении. Это позволяет оперативно выявлять и исправлять ошибки, связанные с финансовыми операциями и налогообложением, и предотвращать потенциальные финансовые риски и нарушения законодательства.

Извлечение важных сущностей из документов

Помимо этого, системы на базе ИИ позволяют находить похожие документы и устанавливать связи между ними. Это включает в себя обнаружение первоисточников, дубликатов, цитат и заимствований. Благодаря этой функции пользователи могут быстро получить доступ к файлам, содержащим информацию по определенной тематике, такой как история работы с контрагентом, финансовые документы за определенный период или отчеты конкретного сотрудника. Это помогает улучшить организацию документооборота и повысить эффективность работы с документами.

Сортировка и распределение документов

Готовые шаблоны

Эта функция предоставляет пользователю готовые шаблоны и рекомендации по работе с документами, что значительно упрощает процесс создания новых документов и обеспечивает их соответствие корпоративным стандартам.

В процессе работы над новым проектом или созданием документа система способна предложить выбор соответствующего шаблона из заранее подготовленного списка. Эти шаблоны включают типовые документы и специализированные формы.

Организация совместной работы с файлами

Системы электронного документооборота, поддерживаемые искусственным интеллектом, предоставляют возможность эффективно организовывать совместную работу с файлами для сотрудников. Одной из ключевых функций в этом процессе является возможность проведения онлайн редактирования текстовых документов. Благодаря этой функции сотрудники могут вносить изменения в документы непосредственно в онлайн-среде, независимо от своего местоположения или времени.

Заключение

В заключение можно отметить, что применение искусственного интеллекта в системах электронного документооборота (СЭД) открывает перед организациями новые возможности для повышения эффективности управления документами и оптимизации бизнес-процессов.

Тем не менее важно также отметить, что успешная интеграция ИИ в системы СЭД требует комплексного подхода и правильного понимания целей и потребностей организации, а также обеспечения соответствующего уровня защиты данных и конфиденциальности информации.

ПодпискаБудь в СЕТИ! Новости социальных сетей - всегда актуальное
 
Группы: ВК | OK | Tg