В данной статье мы рассмотрим примеры использования ИИ в сфере систем электронного документооборота (СЭД), обсудим, какие возможности он предоставляет для улучшения процессов управления документами, повышения эффективности работы персонала и оптимизации бизнес-процессов в целом. С помощью рассмотрения конкретных примеров применения ИИ в СЭД мы сможем оценить влияние этой технологии на современные организации и выявить потенциальные перспективы ее использования для достижения бизнес-целей.
Распознавание документов
Системы электронного документооборота, основанные на искусственном интеллекте (ИИ), предоставляют возможность автоматического распознавания документов.
Этот процесс включает в себя использование технологии OCR (оптического распознавания символов), которая позволяет системе анализировать отсканированные документы и изображения, а затем автоматически распознавать символы и текст на них.
Благодаря этой функции любой бумажный документ, рукописный текст или файл в формате PDF без текстового слоя могут быть переведены в цифровой формат.
Поиск противоречий в документах
Системы электронного документооборота на базе ИИ обладают способностью обнаруживать противоречия и несоответствия в тексте документов, таких как договоров. При анализе документов ИИ сравнивает различные разделы, пункты или условия, чтобы выявить любые несовпадения или противоречия в информации.
Например, если в одной части договора указано, что Заказчик обязан выполнить определенные действия, а в другой части того же документа указано, что такие же обязанности лежат на Исполнителе, система сигнализирует об этом противоречии. Это помогает предотвратить ошибки и устранить потенциальные конфликты, которые могли бы возникнуть из-за несогласованности информации в документе.
Благодаря этой функции ИИ способствует повышению качества документооборота, снижает вероятность возникновения юридических споров и обеспечивает более точное выполнение условий договоров.
Поиск бухгалтерских нестыковок
Системы электронного документооборота, основанные на искусственном интеллекте, обладают возможностью выявления бухгалтерских нестыковок и противоречий в документах. Они могут автоматически анализировать содержание договоров и других финансовых документов для выявления несоответствий между установленными параметрами и фактическими данными.
Например, если в договоре указано, что контрагент облагается упрощенной системой налогообложения (УСН) без учета НДС, а в том же документе упоминается налог на добавленную стоимость (НДС), система искусственного интеллекта сигнализирует о таком расхождении. Это позволяет оперативно выявлять и исправлять ошибки, связанные с финансовыми операциями и налогообложением, и предотвращать потенциальные финансовые риски и нарушения законодательства.
Извлечение важных сущностей из документов
- Извлечение фактов и ключевой информации. ИИ анализирует текст документов для выявления важных фактов и сущностей. Это включает стандартные объекты, такие как имена, названия организаций, даты и суммы, а также специфичные сущности, например, номера документов или условия контрактов. Этот процесс позволяет автоматически конспектировать многостраничные документы и извлекать необходимую информацию для дальнейшей обработки.
- Настройка логики работы с данными. Системы электронного документооборота предоставляют возможность настройки логики работы с извлеченными данными. Например, можно настроить систему таким образом, чтобы автоматически вносить извлеченные данные в соответствующие карточки или проверять наличие обязательных положений в документе. Это позволяет ускорить и упростить процесс работы с документами, а также повысить его точность.
Помимо этого, системы на базе ИИ позволяют находить похожие документы и устанавливать связи между ними. Это включает в себя обнаружение первоисточников, дубликатов, цитат и заимствований. Благодаря этой функции пользователи могут быстро получить доступ к файлам, содержащим информацию по определенной тематике, такой как история работы с контрагентом, финансовые документы за определенный период или отчеты конкретного сотрудника. Это помогает улучшить организацию документооборота и повысить эффективность работы с документами.
Сортировка и распределение документов
- Сортировка по типам документов. ИИ позволяет автоматически классифицировать документы по их типу. Например, это могут быть договоры, счета-фактуры, отчеты, письма и т.д. Каждый тип документа может быть назначен определенным категориям или тегам для дальнейшей обработки.
- Распределение по департаментам. Системы документооборота могут автоматически направлять документы в соответствующие департаменты организации. Например, финансовые документы могут быть отправлены в отдел бухгалтерии, а юридические документы - в юридический отдел. Это позволяет оптимизировать процесс работы с документами и обеспечивает их своевременную обработку.
- Назначение ответственных лиц. ИИ может автоматически определять ответственных сотрудников для каждого документа на основе заданных правил или предыдущих действий. Например, после классификации договора система может автоматически назначить ответственного менеджера или юриста для его рассмотрения и подписания.
- Связывание с контрактами. Системы могут также связывать документы с соответствующими контрактами или проектами. Это обеспечивает удобный доступ к связанным документам и помогает контролировать выполнение условий контрактов.
Готовые шаблоны
Эта функция предоставляет пользователю готовые шаблоны и рекомендации по работе с документами, что значительно упрощает процесс создания новых документов и обеспечивает их соответствие корпоративным стандартам.
В процессе работы над новым проектом или созданием документа система способна предложить выбор соответствующего шаблона из заранее подготовленного списка. Эти шаблоны включают типовые документы и специализированные формы.
Организация совместной работы с файлами
Системы электронного документооборота, поддерживаемые искусственным интеллектом, предоставляют возможность эффективно организовывать совместную работу с файлами для сотрудников. Одной из ключевых функций в этом процессе является возможность проведения онлайн редактирования текстовых документов. Благодаря этой функции сотрудники могут вносить изменения в документы непосредственно в онлайн-среде, независимо от своего местоположения или времени.
Заключение
В заключение можно отметить, что применение искусственного интеллекта в системах электронного документооборота (СЭД) открывает перед организациями новые возможности для повышения эффективности управления документами и оптимизации бизнес-процессов.
Тем не менее важно также отметить, что успешная интеграция ИИ в системы СЭД требует комплексного подхода и правильного понимания целей и потребностей организации, а также обеспечения соответствующего уровня защиты данных и конфиденциальности информации.