Интранет для компании, в которой больше 100 сотрудников – необходимость, не говоря уж про крупный бизнес. И, как всегда, на пути к запуску хорошего корпоративного портала поджидают грабли, на которые наступать не стоит. Михаил Беляев, руководитель образовательного направления «Битрикс24», подготовил 10 вопросов с тремя вариантами ответа. Посчитайте, сколько верных ответов у вас получится, и готовы ли вы к внедрению?
Как определить цели внедрения интранета?
Декомпозировать из стратегии и приоритетных целей компании.
Поставить для корректировки самых низких показателей предыдущих периодов.
Взять лучшие практики из отраслевых и профильных кейс-конференций.
Как определить цели внедрения интранета?
Самый верный вариант – поддержать вектор движения компании. Это усилит общую эффективность. Плюс войдет в приоритетные направления работы, а значит, бюджетирования.
Интранет повлияет и на «отстающие» показатели. Но эффективнее будет усилить общую динамику.
Кейсы и конференции вдохновляют и показывают интересные лайфхаки. Но начинать проект лучше все же исходя из собственных целей, а не задач коллег по рынку.
Какую платформу выбрать для реализации проекта?
Монопродукт: один продукт – одна задача. В идеале отраслевой.
Платформу, с которой уже есть опыт работы у ИТ и HR-директора.
Платформу с набором интегрированных сервисов.
Какую платформу выбрать для реализации проекта?
Задачи интранета не сильно отличаются между отраслями. Узкий продукт может быть проще на старте, но окажется дороже в развитии. Плюс потребует интеграции с каждым новым продуктом.
Это хороший бонус, но не определяющий. Отсутствие опыта у руководителей с вашей стороны легко компенсирует опытный интегратор.
Интранет в компании будет постоянно развиваться и расширять по возможностям, охватит всю компанию. Намного легче подключать новые сервисы по мере развития, чем проходить заново путь интеграции нового сервиса. К тому же, набор дешевле.
Что обычно входит в возможности интранета?
Инструменты коммуникации: чаты, видеозвонки, каналы, соцсеть.
HR-сервисы: личный кабинет сотрудника, оформление командировок, справок, зарплатных листков.
Автоматизация бизнес-процессов.
Что обычно входит в возможности интранета?
Это был вопрос с подвохом :) В интранете работают все варианты. Современные платформы сочетают в себе все возможности.
Что должно войти в стартовый функционал?
2-4 приоритетные задачи из вашего ТЗ.
Задачи по ТЗ, которые уже решены в типовой поставке продукта.
Использовать весь готовый функционал платформы, а корректировки вынести на следующий этап.
Что должно войти в стартовый функционал?
Верно исходить из ваших задач, даже если для этого потребуется доработка. 2-4 ключевые функции дадут пользу и не перегрузят коллег.
Так, действительно, быстрее и проще, но приоритет должны иметь ваши цели, которые принесут больше эффекта.
Не все возможности платформы могут быть нужны вам на первом этапе. Если платформа хорошо развита, большое количество возможностей на первом этапе размоет фокус и перегрузит пользователей.
Какая проектная методология подойдет для внедрения интранета?
Какая проектная методология подойдет для внедрения интранета?
В последнее время проигрывает «гибким» методологиям из-за скорости изменений: корректировки требований, обратной связи заказчиков и пользователей, развитием ИТ-платформ в периметре.
Оптимальный вариант для проекта с постоянным развитием. Даже если вы берете только основные принципы «гибкости», а не следуете методологии дословно.
Кроме пугающего слова «экстремальное» этот вариант больше подходит для создания самой платформы, а не проекта на ее базе. И для тех, кто «умеет его готовить».
Пилотный проект или запуск на всех сотрудников в крупной компании?
Провести пилот на ограниченной группе сотрудников для тестирования и корректировки.
Внедрить сразу на всех сотрудников, чтобы быстрее увидеть результаты.
Внедрить сразу на всех – это и называется пилотный проект.
Пилотный проект или запуск на всех сотрудников в крупной компании?
Коллеги скажут спасибо за этот подход. Пилот позволяет выявить проблемы и внести коррективы перед масштабным внедрением.
Внедрение сразу на всех более рискованно, как с технической точки зрения, так и со стороны «принятия» сотрудниками.
Как организовать обучение сотрудников работе с новым интранет-порталом
Запустить конкурс с классными призами на знание нового интранета.
Как организовать обучение сотрудников работе с новым интранет-порталом
Лайк за креативный подход! Конкурсы в интранете – отличный ход. Но высок риск охватить только часть сотрудников. А нам нужны все без исключения.
База знаний – как кандидатский минимум в аспирантуре. К нему нужно добавить личный опыт работы и ответы на вопросы.
Полагаю, вопрос был простой :) Советуем собирать вопросы в первые недели и через некоторое время повторить обучение в сжатом формате.
Как поддерживать пользователей в первый месяцы после запуска
Делаем базу знаний с поиском и возможность задать вопрос руководителю группы (реальному или выбранному для проекта). Руководитель может передать вопрос интегратору.
Делаем базу знаний и линию поддержки в чате от интегратора – можно задавать вопросы по интранету.
Интранет открывается приветствием "У вас все получится, верьте в себя!".
Как поддерживать пользователей в первый месяцы после запуска
База знаний - отличный, даже обязательный вариант. Можно организовать поиск по ней через нейросеть (RAG-технология). Но иногда ответа в базе знаний нет. Тогда нужно предусмотреть возможность задать вопрос. Плюс так вы собираете обратную связь по удобству и "понятности" интерфейсов.
Для пользователя чат - это суперудобно. Но очень велик риск не читать базу знаний, а с каждым вопросом идти в чат - там быстро ответят и думать/искать не нужно. В итоге вы решите задачу, но потратите на поддержку от интегратора существенную сумму.
Что делать сотрудникам, у которых нет компьютера и смартфона
Установить на рабочих местах терминалы (компьютеры для общего пользования) с доступом к порталу по паролю.
Выдать простые смартфоны с установленным приложением интранета.
Не мучить и оставить на старых форматах: газета, приказы под подпись и т.д.
Что делать сотрудникам, у которых нет компьютера и смартфона
Это частая практика, особенно для производственных предприятий. Сотрудник получает доступ ко всем возможностям по авторизации.
Звучит современно! Но дело даже не в бюджете. Люди не пользуются смартфоном не потому, что не могут купить простую модель. Вряд ли портал заставит всех передумать
Бывают «отказники», которые сопротивляются переходу на ЭДО или внедрению портала. Их очень мало. Если это классные специалисты, придется делать часть работы по-старому. Но большинство тех, у кого гаджетов нет, готовы к преимуществам интранета.
Как обновлять платформу интранет-портала на своем сервере (не облачную)?
Главное правило ИТ-систем: не сломалось – не обновляй.
Обязательно устанавливать обновления безопасности, остальное – по желанию.
Устанавливать все рекомендованные вендором обновления.
Как обновлять платформу интранет-портала на своем сервере (не облачную)?
С современными платформами так нельзя. Скорость выхода критичных обновлений (например, по безопасности) сильно выросла с тех пор, как админы придумали поговорку.
Хорошо, что здесь мы сходимся. Но современные платформы существенно обновляют и функционал. Можно пропустить переход на новую технологию, а следовательно и работу некоторых модулей.
Актуальная версия платформы – залог стабильной работы и возможность получения нового функционала.
Как оценивать эффективность внедрения интранета?
На бизнес-показатели влияет слишком много факторов. Для интранета достаточно удовлетворенности и вовлеченности.
Заранее определить цифры, на которые будете влиять и измерять их: скорость, эффективность и другие.
По оценке отраслевых рейтингов и премии.
Как оценивать эффективность внедрения интранета?
Так слона не продать :) Вам придется найти измеримые и важные для бизнеса показатели, которые улучшает портал. Причем, до того, как на проект выделят бюджет :)
Да, идеальный вариант – когда вы измерили показатель до внедрения и увидели кратное улучшение.
Премия – хороший показатель. Но чтобы ее получить, нужно предъявить цифры.