Проблема, знакомая каждому бизнесу
Сегодня каждая компания заключает договоры, использует программное обеспечение, различные услуги и так далее. Каждый контракт и лицензия имеют собственные сроки действия и условия продления. Отсутствие должного контроля за этими документами ставит под угрозу непрерывность бизнеса и может привести к негативным последствиям. К числу рисков относятся: потеря доступа к критически важному ПО, нарушение условий контрактов, финансовые или репутационные потери.
Сложности учета договоров и лицензий в крупных компаниях
В крупных компаниях контроль и продление договоров усложняются из-за их объема и стоимости. Например, на предприятии с десятками станков, требующих ежегодного обслуживания, каждый контракт должен быть продлён и профинансирован, иначе обслуживание прекратится. Это грозит не только простоями и авариями, но и нарушением непрерывности бизнеса.
Другой пример касается программного обеспечения . Любая крупная компания использует десятки или сотни программных продуктов, начиная от офисных приложений и заканчивая сложными системами управления. Не продлённая вовремя лицензия - это риск потерять доступ к важным данным, что также негативно сказывается на деятельности компании. Поэтому для таких предприятий очень важно:
- Согласование бюджета.
Основная сложность для компаний - вовремя начать этот процесс.
Как автоматизация решает эти проблемы
Компания «Интелпро» предлагает современное решение «Рестарт!Ми» - модуль, предназначенный для автоматизированного учета сроков действия лицензий, сертификатов, договоров и пр. Модуль интегрируется в платформу «Коллект!Ми» (сбор данных) и «Репорт!Ми» (визуализация данных и автоматизация процессов).
Технический функционал «Рестарт!Ми»
Информационная панель модуля «Рестарт!Ми» представлена двумя дашбордами: «Текущие лицензии» и «Аналитика». Каждый из них отображает информацию о состоянии лицензий, упрощая их анализ и учет.
- Настраиваемость: Все элементы и цвета дашбордов полностью кастомизируемы, позволяя клиенту отображать именно те данные, которые имеют наибольшее значение.
- Готовая базовая комплектация: Стандартный набор виджетов позволяет сразу приступить к эффективному управлению лицензиями и договорами, сокращая время на длительную настройку.
Так, например, дашборд «Текущие лицензии» включает блоки, отображающие просроченные или истекающие лицензии, самое дорогостоящее ПО, а также бюджет по блокам и ПО в соотношении сумм. Также доступна детализированная таблица лицензий с их наименованиями, стоимостью и статусами.
В дашборде «Аналитика» размещены виджеты для наглядного отображения данных по бюджету, включая информацию о просроченных лицензиях с разбивкой по месяцам, анализ действующих и просроченных лицензий по автоматизированным системам (АС), анализ сроков действия лицензий. Также представлены блоки для анализа распределения бюджета между подразделениями и АС с детализированными данными, что обеспечивает полный контроль и наглядность в управлении бюджетными средствами.
Результаты внедрения модуля «Рестарт!Ми» и их значение для компаний
- Обеспечить бесперебойную работу ПО и оборудования.
Для специалистов, отвечающих за учет и продление контрактов и лицензий в крупных компаниях, автоматизация этих процессов - ключ к стабильной работе. Внедрение «Рестарт!Ми» обеспечивает предприятиям непрерывность бизнеса, повышает надёжность и прозрачность процессов, а также делает их работу более устойчивой к рискам.
Модуль «Рестарт!Ми» также полезен и компаниям-интеграторам, причем не только для управления проектами и отслеживания сроков договоров и лицензий внутри компании, но и для защиты сделок. Он позволяет своевременно отслеживать истекающие сроки лицензий у заказчиков и оперативно предлагать продление. Как результат, клиенты получают непрерывность бизнес-процессов, а интеграторы - возможность формировать лояльность заказчиков и предлагать им дополнительные услуги.
Совсем недавно Правительство РФ утвердило Стратегию развития системы государственной статистики и Росстата до 2030 года, в рамках которой планируется внедрение «Цифровой аналитической платформы». Таким образом, с помощью технологических решений ожидается сокращение сроков формирования статпоказателей как минимум в 1,5 раза. А данные будут предоставляться пользователям в удобных форматах, включая визуализацию, что повысит уровень удовлетворённости пользователей официальной статистической информацией до 95%.
В свою очередь, компания «Интелпро» предлагает цифровые решения для автоматизации бизнес-процессов и визуализации данных. Так, система «Репорт!Ми», победившая в номинации «Лучшая кросс-отраслевая разработка» 14-й ежегодной премии ComNews «Лучшие цифровые решения в нефтегазовой отрасли», позволяет сократить время подготовки отчетов до 15%, а трудозатраты - на 14%. Стоит отметить, что в числе ключевых пользователей системы - один из крупнейших Банков страны, продукт внедрен в департаменте мониторинга информационной безопасности и находится в промышленной эксплуатации.
Что касается модуля «Рестарт!Ми»: внедрение помогает ускорить согласование договоров до 8%, снизить ошибки при бюджетировании на 35–40%, повысить эффективность документооборота и продуктивность сотрудников. Согласно проведенному анализу, использование модуля способно увеличить управленческую и экономическую эффективность бизнеса на четверть.
Почему именно «Рестарт!Ми»?
- Находится в реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных; в реестре Московских стартапов (No1247359 (от 30.01.2024 г.)), а также в реестре аккредитованных ИТ-компаний Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (No52104 от 29.01.2024г.))
Более того, надежная платформа и гибкий модуль «Рестарт!Ми» дают возможность не только установить продукт, но и адаптировать его под конкретные запросы клиента.
Наконец, интерфейс модуля выполнен с акцентом на наглядность и удобство использования. Также у компании «Интелпро» есть хорошая команда специалистов по инфографике, которые содействуют в построении эффективных и понятных дашбордов, основываясь на лучших мировых практиках.