Идея и старт проекта
Разработку единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота власти анонсировали в марте 2022 года. Идея заключалась в том, чтобы создать единую экосистему из связанных сервисов для обмена документами, работающих по одному стандарту, в масштабах всей страны, от премьер-министра до региональных органов власти и бюджетных учреждений
До появления ГосЭДО системы электронного документооборота ведомств и министерств практически не были связаны между собой в части исполнения документов, они фиксировали только факт получения неструктурированного документа, не позволяли работать с поручениями, которые в нем содержались, в электронном виде. Например, нельзя было в автоматизированном режиме отслеживать ход исполнения каждого поручения в документе.
В процессе создания новой системы появляются централизованные справочники, вырабатываются машиночитаемые форматы и шаблоны документов, позволяющие работать со структурированным, машиночитаемым форматом. С использованием ГосЭДО автоматизированный контроль должен стать четче - не только благодаря стандартизации и цифровизации документов, но и отслеживанию связанного исполнения. К найденному поручению должна была быть привязана вся история поручений и докладов по исполнению.
Оператором системы, который контролирует перевод на новые форматы обмена документами, сегодня выступает Минцифры России, а за сами форматы обмена отвечает ФГАУ НИИ «Восход». Исполнителем госконтракта на создание и эксплуатацию отдельных сегментов системы стал Ростелеком.
Так или иначе, итогом запуска ГосЭДО должна была стать цифровая трансформация документооборота между государственными органами и учреждениями, а также значимыми организациями - это сказалось бы и на скорости, и на качестве работы, и дисциплинировало бы чиновников. На каком этапе теперь подключение ведомств к новому порталу, разбирался CNews.
Что представляет собой ГосЭДО
Итак, ГосЭДО - это единое информационное пространство, которое состоит из связанных систем и сервисов для работы с электронными документами, возникающими в процессе государственного управления. Они закрывают все стадии их жизненного цикла: создание, согласование, подписание, регистрация, прием/отправка, исполнение и архивное хранение электронных документов.
По сути, ГосЭДО имеет плоскую иерархию, так как каждый сервис - это отдельная система с собственной ИТ- и ИБ-инфраструктурой. ГосЭДО позволяет организовать бесшовный обмен необходимой информацией между ними.
«ГосЭДО помогает упростить и автоматизировать процессы взаимодействия между государственными учреждениями, повысить эффективность их работы и сократить время обработки документов, - рассказал CNews заместитель председателя правительства РФ - руководитель аппарата правительства РФ Дмитрий Григоренко. - А еще такая интеграция снижает вероятность ошибок и дублирования информации, повышает прозрачность исполнения поручений, что способствует выполнению государственных задач и реализации проектов».
Подключение граждан напрямую к ГосЭДО не планируется.
Какие системы объединяет ГосЭДО
Портал интегрирует между собой несколько систем, каждая из которых аттестована на соответствие классам защищенности по требованиям ФСТЭК России.
- СЭД АП РФ - система электронного документооборота Аппарата Правительства РФ, разработанная Ростелекомом. Это, по сути, технологический инициатор и потребитель результатов, вокруг которого собираются ключевые федеральные процессы электронного документооборота.
Полностью аппарат правительства перешел на эту систему в конце 2023 года, и на сегодня порядка 90% документов на площадке Аппарата Правительства представлены в электронном виде (в 2019 году этот показатель не превышал 40%, причем файлы представляли собой отсканированный бумажный оригинал, теперь же документы полностью оцифрованы).
После перехода на СЭД АП РФ время, за которое подразделение Аппарата Правительства получает документ на рассмотрение, сократилось с 10 дней до 1 часа. Срок регистрации исходящего документа уменьшился с 4 часов до 10 минут. До 10 дней сократились сроки подготовки нормативных актов, если сравнивать с их показателями 2019 года.
Около часа, вместо 10 дней, теперь занимает отправка законопроектов в Госдуму - это стало возможным после перехода на электронное согласование и автоматизированные технологические операции.
Также в СЭД АП РФ формируются «цифровые поручения» - они позволяют автоматизированно отслеживать статус их исполнения, ответственных и сроки. В первом полугодии 2024 года 27 федеральных органов исполнительной власти, которыми руководит правительство РФ, перешли на работу с цифровыми поручениями. Еще 23 ФОИВ сделают это с 1 января 2025 года.
- ГИС «ТОР СЭД» - это «упрощенный» облачный СЭД, который предоставляет пользователям типовой минимально необходимый функционал делопроизводства, внутреннего и внешнего документооборота.
Сейчас к ГосЭДО через эту систему подключены более 17 тыс. организаций - в основном, это региональные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, НКО, государственные внебюджетные фонды и другие организации, которые ведут регулярную переписку с органами госвласти.
- Типовое решение СЭД. На базе СЭД АП РФ Ростелеком создает типовое решение СЭД, которое могут использовать федеральные органы исполнительной власти. На региональный и муниципальный уровни его распространять не планируют, так как им достаточно функциональности ГИС ТОР СЭД. В 2024 г. типовое решение внедряется в Минприроды России, в 2025-м ее рассматривают к внедрению еще 2 ФОИВ.
Кстати, в работе с цифровыми документами в типовом решении СЭД планируется применять ИИ-технологии для интеллектуальной обработки документов. Искусственный интеллект поможет чиновникам распознавать рукописный текст обращений граждан, классифицировать содержимое, определяя тематики и события, организовывать маршрутизацию документов с определением исполнителей.
- Ведомственные СЭД - у каждого федерального министерства и ведомства есть своя система электронного документооборота, и все они также подключены к ГосЭДО.
- МЭДО - интеграционная шина, поддерживающая документооборот документов с пометкой «для служебного пользования». Систему используют более 200 федеральных и региональных органов исполнительной власти. Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства и связанные с ним госорганы и госорганизации.
- Облачные подсистемы. Их несколько. Это, например, облачная подсистема ведения нормативно-справочной информации внутриведомственного и межведомственного документооборота - единый адресный справочник госорганов и организаций, участвующих в ЭДО. Подсистема также дает доступ к шаблонам и форматам документов.
Сюда же относится облачная подсистема координации процессов госуправления, с помощью которой можно контролировать движение документов и то, как исполняют поручения федеральные органы исполнительной власти. Обе эти системы также разработал НИИ «Восход».
- ГИС «Платформа «ЦХЭД» - это Центр хранения электронной документации, архив, к которому подключены 50 федеральных органов исполнительной власти. Все документы из этого архива сохраняют свою юридическую силу и значимость - их можно будет использовать даже в далеком будущем.
Что еще добавят в ГосЭДО
В планах также подключить к ГосЭДО еще одну систему - ГИС «Нормотворчество». Ее начали тестировать с 1 октября 2024 г. Планируется сделать машиночитаемыми все законопроекты и правовые акты Правительства - так что появится единое цифровое рабочее пространство для всех участников разработки правовых документов.
В новой системе создатели проектов законодательных инициатив смогут привлекать к их проработке соавторов, в том числе из других министерств и ведомств. В системе будут фиксироваться варианты альтернативных формулировок, на основе которых автоматизированно формироваться проекты документов, вносящих изменения в действующие акты.
Также на платформе будет происходить межведомственное согласование, после чего в перспективе проекты актов будут направляться на портал regulation.gov.ru для общественного обсуждения.